Ordner

Hier erfahren Sie, wie Sie Ordner erstellen, freigeben und einbinden können sowie gelöschte Elemente wiederherstellen können.
Um einen besseren Überblick über Ihre E-Mails zu erhalten, können Sie diese in Ordnern sortieren.
Schritt 1:
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf Ihren Benutzer bzw. den jeweiligen Ordner unter dem Sie den neuen Ordner erstellen wollen.
Schritt 2:
In dem kleinen Auswahlfenster klicken Sie auf "Neuer Ordner" und vergeben einen beliebigen Namen.
Bestätigen Sie abschließend die Eingabe mit der Enter-Taste.
Um mit Kolleg:innen zusammen in einem Ordner arbeiten zu können, kann man Freigaben an die gewünschten Personen verteilen.
Schritt 4:
Es öffnet sich ein weiteres Dialogfenster in dem Sie nun aus unserem Universitäts-Adressbuch die entsprechenden Personen auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Schritt 5:
Sie gelangen zurück in das erste Dialogfeld, in dem Sie nun im unteren Bereich die Berechtigungen auswählen können. Diese Berechtigungen können Sie auch über die vordefinierten Berechtigungsstufen erteilen. Übernehmen Sie die Auswahl und schließen Sie das Fenster mit OK.
Hinweis:
Achten Sie darauf, dass, falls der freigegebene Ordner ein Unterordner ist, ALLE Überordner auch freizugeben sind. Diese brauchen allerdings nicht zwingend komplette Freigaben, sondern müssen lediglich auf "sichtbar" geschalten werden.
Haben Sie einen Ordner von Kolleg:innen freigegeben bekommen, können Sie diesen in Ihrem Postfach einbinden.
ACHTUNG! Wenn Sie volle Zugriffsrechte (Verwalter) für ein Postfach haben, so binden Sie dies in Outlook unter Menüpunkt "Datei" - "Konto hinzufügen" ein.
Schritt 5:
Das Fenster schließt sich und der Name der Person sollte nun unter "Zusätzlich diese Postfächer öffnen:" aufgelistet sein. Klicken Sie auf "Übernehmen" und schließen das Fenster mit OK.
Schritt 6:
Im letzten Schritt klicken Sie unten rechts auf "Weiter" und anschließend auf "Fertig stellen". Wenn Sie in der oberen Menüleiste nun auf Start zurück in Ihr Postfach gehen, sehen Sie ganz unten nun das eingebundene Postfach/den eingebundenen Ordner.
Bitte halten Sie Ihr Postfach aus Performance-Gründen generell so schlank wie möglich.
Ist Ihr Postfach dennoch voll, empfehlen wir Ihnen, nicht mehr benötigte Mails zu löschen. Von der Archiv-Funktion raten wir ab, da es bei der Wiederherstellung zu Verlusten kommen kann.
Falls im Bereich Speicherplatz Probleme auftreten sollten, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Sie können gelöschte Elemente aus Ihrem Postfach in der Regel wiederherstellen:
Outlook Desktop App
Outlook Web Access (OWA)
Hinweis: Wenn Sie Elemente löschen, um z. B. Speicherplatz von Ihrem Postfach freizugeben, werden diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Elemente in "Gelöschte Elemente" werden nicht automatisch gelöscht. Wenn Sie Elemente final löschen wollen, müssen Sie diese manuell innerhalb des Ordners löschen.
Wenn Elemente komplett gelöscht wurden, kann es ungefähr 30 Tage dauern bis der Speicherplatz freigegeben wird.