Ordner
Hier erfahren Sie, wie Sie Ordner erstellen, freigeben und einbinden können sowie gelöschte Elemente wiederherstellen können.
Um einen besseren Überblick über Ihre E-Mails zu erhalten, können Sie diese in Ordnern sortieren.
Schritt 1:
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf Ihren Benutzer bzw. den jeweiligen Ordner unter dem Sie den neuen Ordner erstellen wollen.
Schritt 2:
In dem kleinen Auswahlfenster klicken Sie auf "Neuer Ordner" und vergeben einen beliebigen Namen.
Bestätigen Sie abschließend die Eingabe mit der Enter-Taste.
Um mit Kolleg:innen zusammen in einem Ordner arbeiten zu können, kann man Freigaben an die gewünschten Personen verteilen.
Schritt 1:
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner in dem links aufgeführten Menü.
Schritt 2:
In dem sich öffnenden Auswahlfenster, wählen Sie die Option "Eigenschaften".
Schritt 3:
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit verschiedenen Reitern. Gehen Sie zu Berechtigungen. Und wählen Sie Hinzufügen.
Schritt 4:
Es öffnet sich ein weiteres Dialogfenster in dem Sie nun aus unserem Universitäts-Adressbuch die entsprechenden Personen auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Schritt 5:
Sie gelangen zurück in das erste Dialogfeld, in dem Sie nun im unteren Bereich die Berechtigungen auswählen können. Diese Berechtigungen können Sie auch über die vordefinierten Berechtigungsstufen erteilen. Übernehmen Sie die Auswahl und schließen Sie das Fenster mit OK.
Hinweis:
Achten Sie darauf, dass, falls der freigegebene Ordner ein Unterordner ist, ALLE Überordner auch freizugeben sind. Diese brauchen allerdings nicht zwingend komplette Freigaben, sondern müssen lediglich auf "sichtbar" geschalten werden.
Haben Sie einen Ordner von Kolleg:innen freigegeben bekommen, können Sie diesen in Ihrem Postfach einbinden.
Schritt 1:
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Datei" und anschließend auf die Schaltfläche "Kontoeinstellungen". In dem sich öffnenden Auswahlfenster klicken Sie auf "Kontoeinstellungen".
Schritt 2:
Es öffnet sich ein Dialogfenster, klicken Sie auf den Reiter "E-Mail" und anschließend auf "Ändern".
Schritt 3:
Ein weiteres Dialogfenster öffnet sich. Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf "Weitere Einstellungen".
Schritt 4:
Es öffnet sich erneut ein Dialogfenster. Unter dem Reiter "Erweitert" finden Sie "Hinzufügen…"
Geben Sie den Namen der Person ein, die Ihnen das Postfach/einen Ordner freigegeben hat und klicken Sie auf OK.
Schritt 5:
Das Fenster schließt sich und der Name der Person sollte nun unter "Zusätzlich diese Postfächer öffnen:" aufgelistet sein. Klicken Sie auf "Übernehmen" und schließen das Fenster mit OK.
Schritt 6:
Im letzten Schritt klicken Sie unten rechts auf "Weiter" und anschließend auf "Fertig stellen". Wenn Sie in der oberen Menüleiste nun auf Start zurück in Ihr Postfach gehen, sehen Sie ganz unten nun das eingebundene Postfach/den eingebundenen Ordner.
Der Speicherplatz Ihres Postfachs ist begrenzt. Eine Übersicht zum Speicherplatz/Quota finden Sie, wenn Sie auf Datei in der oberen Menüleiste klicken unter Postfacheinstellungen.
Bitte halten Sie Ihr Postfach aus Performance-Gründen generell so schlank wie möglich.
Ist Ihr Postfach dennoch voll, empfehlen wir Ihnen, nicht mehr benötigte Mails zu löschen. Von der Archiv-Funktion raten wir ab, da es bei der Wiederherstellung zu Verlusten kommen kann.
Falls im Bereich Speicherplatz Probleme auftreten sollten, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Sie können gelöschte Elemente aus Ihrem Postfach in der Regel wiederherstellen:
Outlook Desktop App
Schritt 1:
Klicken Sie zunächst auf den Ordner "Gelöschte Elemente". In diesen Ordner werden von Ihnen gelöschte Elemente verschoben. Anschließend wählen Sie im Menü die Option "Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen" aus.
Schritt 2:
Wählen Sie nun die von Ihnen gewünschten Elemente sowie die Funktion "Ausgewählte Elemente wiederherstellen". Mit Bestätigung "OK" schließen Sie den Vorgang ab und die gewünschten Elemente werden wiederhergestellt.
Outlook Web Access (OWA)
Schritt 1:
Klicken Sie zunächst auf den Ordner "Gelöschte Elemente". In diesen Ordner werden von Ihnen gelöschte Elemente verschoben. Anschließend wählen Sie die Option "Gelöschte Elemente wiederherstellen" aus.
Schritt 2:
Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier wählen Sie nun die Elemente, die Sie wiederherstellen wollen, aus. Mit Klick auf "Wiederherstellen" schließen Sie den Vorgang ab und die gewünschten Elemente werden wiederhergestellt.
Hinweis: Wenn Sie Elemente löschen, um z. B. Speicherplatz von Ihrem Postfach freizugeben, werden diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Elemente in "Gelöschte Elemente" werden nicht automatisch gelöscht. Wenn Sie Elemente final löschen wollen, müssen Sie diese manuell innerhalb des Ordners löschen.
Wenn Elemente komplett gelöscht wurden, kann es ungefähr 30 Tage dauern bis der Speicherplatz freigegeben wird.
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