Im Adressbuch haben Sie die Möglichkeit auf Kontakte sowie Kontaktgruppen zuzugreifen.
Im globalen Adressbuch (GAL) finden Sie die Mitglieder der Universität Passau mit bereinigter E-Mail-Adresse (vorname.nachname@uni-passau.de).
Des Weiteren finden Sie hier auch sogenannte Funktionsemailadressen.
Studentische Hilfskräfte finden Sie im Adressbuch wenn Sie den Eintrag "Alle Personen" auswählen.
Das globale Adressbuch können Sie im Abschnitt „Suchen“ an unterschiedlichen Stellen aufrufen:
...auf Ihrer Übersichtsseite in der Registerkarte "Start":
...beim Schreiben einer neuen E-Mail:
...links in der Mitte über das Symbol Kontakte:
Über Outlook Online können Sie im Adressauswahl-Dialog beim Verfassen einer E-Mail auf das globale Adressbuch zugreifen.
Sie können die Mitglieder einer Verteilergruppe selbst überprüfen:
Sie können die Kontaktdaten entweder aus dem globalen Adressbuch importieren oder die Informationen manuell eintragen. Die Änderungen werden erst übernommen, wenn Sie auf „Speichern & schließen“ klicken, oben links.
Über die Funktion „Kontaktgruppe“ haben Sie die Möglichkeit eine Verteilerliste anzulegen. So können Sie einem bestimmten Personenkreis mit wenigen Klicks eine E-Mail zukommen lassen oder Rechte erteilen (z. B. Kalenderfreigaben). Sie brauchen dann nicht alle Empfänger / Kontakte einzeln auszuwählen.
Über die angezeigten Reiter können Sie die Kontaktgruppe bearbeiten und nutzen.
Funktion 1:
Im Bereich Aktionen können Sie die Gruppe/den Verteiler an andere Personen weiterleiten.
Eine Kontaktgruppe (Verteiler) kann weitergeleitet werden, indem Sie Gruppe weiterleiten als Outlook-Kontakt wählen.
Funktion 2:
Im Bereich Mitglieder können Sie Mitglieder zur Kontaktgruppe hinzufügen oder entfernen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“ klicken, werden die Kontakte in der Gruppe mit denen im Adressbuch verglichen. Damit halten Sie die Gruppen auf dem neuesten Stand.
Funktion 3:
Im Bereich Kommunizieren können Sie eine E-Mail an diese Kontaktgruppe versenden oder eine Besprechung anlegen.
Sie können aber auch wie gewohnt
E-Mails schreiben und im „An-Feld“ den Namen der Kontaktgruppe eingeben.
Schritt 1:
Im Onlinezugriff von Outlook erhalten Sie über das Kachel-Symbol oben links und anschließendem Klick auf Personen Zugriff zu Ihren Kontakten und Kontaktgruppen/Verteiler. Klicken Sie hier auf "+ Neu" um einen neuen Kontakt oder eine neue Kontaktliste zu erstellen.
Schritt 2:
Wenn Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch hinzufügen möchten, klicken Sie zunächst auf das Verzeichnis. Navigieren Sie anschließend zum entsprechenden Kontakt und klicken Sie dann auf "Zu Kontakten hinzufügen".
Schritt 3:
Sie können hier nach Belieben noch Informationen ergänzen und den Kontakt abspeichern.
Von der Nutzung der Stellvertretungsfunktion in Outlook wird dringend abgeraten.
Für die optimale Nutzung von Outlook stehen Ihnen stattdessen verschiedene Postfach-Typen zur Auswahl.
Ihr persönliches Postfach sollte nur die persönliche Korrespondenz beinhalten, die auch nicht mit anderen Personen geteilt werden muss. Sollte es unbedingt nötig sein, können Sie jedoch einzelne Ordner aus Ihrem persönlichen Postfach freigeben. Wie Sie Ordner freigeben können, sehen Sie auf unserer Funktionsseite "E-Mail".
Für das gemeinsame Arbeiten an E-Mails und Kalender stehen Ihnen sogenannte Teampostfächer zur Verfügung.
Auf die hier abgelegte Korrespondenz haben alle Mitarbeiter z. B. eines Lehrstuhls/der Abteilung/der Einrichtung Zugriff, wobei diese Rechte auch individuell nach Notwendigkeit und Anforderung des jeweiligen Bereichs angepasst werden können.
Weitere Informationen zum Teampostfach, wie etwa zur Beantragung, finden Sie auf unserer Funktionsseite "Team".
Hinweis:
Um einer Person ein Teampostfach freizugeben, welche dieses auch bearbeiten und sehen soll, muss jeder einzelne Ordner (und Unterordner) des Postfachs freigegeben werden.
Es reicht nicht aus, nur das Teampostfach freizugeben.
Ein dediziertes Postfach ist speziell für die Arbeit eines Sekretariats gedacht. Hier können Daten abgelegt werden, die auch evtl. an weitere Personen/Nachfolger weitergegeben werden müssen.
Ein dediziertes Postfach ist weder an das Teampostfach gebunden, noch an eine bestimmte Person. Eine Weitergabe ist daher mühelos möglich.
Ein dediziertes Postfach erhalten Sie, indem Sie einen formlosen Antrag über den ZIM-Support stellen.
Bei weiteren Fragen und Unklarheiten zum Thema Outlook, finden Sie hier weitere Informationen:
Sollten Sie auf weitere Probleme stoßen, kontaktieren Sie bitte den IT-Support.
Ausführliche Informationen, Tipps & Tricks, Anleitungen, Videos und vieles mehr finden Sie ebenfalls im offiziellen Outlook Hilfecenter von Microsoft.
