Kalender

Das Kalender-Modul umfasst die Planungskomponente von Outlook. Die Organisation von Besprechungen, das Anzeigen von Terminen, sowie die Planung von Ereignissen kann durch dieses Tool sehr komfortabel umgesetzt werden.

Termine und Besprechungen erstellen

Mit dem Klicken auf einen beliebigen Zeitslot kann die Eingabe beginnen.
Um Termine und Besprechungen in Ihrem Outlook Kalender anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Schritt 1:

Öffnen Sie das Modul "Kalender".

Schritt 2:

Klicken Sie im Register "Start" in der Gruppe "Neu" auf die Schaltfläche „Neuer Termin“.

Schritt 3:

Füllen Sie im Fenster "Termin" die Eingabefelder entsprechend aus. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“.

Schritt 1:

Öffnen Sie das Modul "Kalender".

Schritt 2:

Im Register "Start" in der Gruppe "Neu" auf die Schaltfläche „Neue Besprechung“ klicken.

Schritt 3:

Legen Sie im nun geöffneten Fenster "Besprechung" in den entsprechenden Feldern den Beginn und das Ende der Besprechung fest.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „An...“.

Beginn und Ende der Besprechung festlegen

Schritt 4:

Wählen Sie aus der jetzt eingeblendeten Adressliste einen oder mehrere Teilnehmer der Besprechung aus.
Betätigen Sie bei den ausgewählten Namen entweder die Schaltfläche „Erforderlich ->“ für erforderliche Teilnehmer oder die Schaltfläche „Optional ->“ für optionale Teilnehmer.
Klicken Sie dann auf „OK“.

Teilnehmer für die Besprechung auswählen

Schritt 5:

Füllen Sie noch die Felder "Betreff" (und falls benötigt "Ort") aus.
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Senden“.

Kalender hinzufügen

Sie können mehrere Kalender in Outlook erstellen und so z. B. private Termine von geschäftlichen trennen.

Klicken Sie im Modul "Kalender" in der Menüleiste auf den Reiter "Ordner".

Anschließend können Sie links, in dem sich öffnenden Menü, auf "Neuer Kalender" klicken und diesen anlegen.

Klicken Sie im Modul "Kalender"mit der rechten Maustaste unter "Mein Kalender", auf "Kalender". Es öffnet sich ein Menü, in welchem Sie "Neuer Kalender" auswählen können.

Den Kalender von einer anderen Person blenden Sie wie folgt ein:

Schritt 1:

Wechseln Sie in Outlook in die Kalenderansicht

Schritt 2:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Meine Kalender"

Schritt 3:

Wählen Sie mit Klick auf die rechte Maustaste bei „Kalender“ in „Meine Kalender“ die Option „Kalender hinzufügen“.

Schritt 4:

Wählen Sie nun „Aus Adressbuch…“.

Kalender einer anderen Person hinzufügen

Schritt 5:

Nun öffnet sich die globale Adressliste. Wählen Sie an dieser Stelle die Person von der sie den Kalender hinzufügen möchten (z. B. über Doppelklick).

Kalenderberechtigungen

Um Berechtigungen für den Zugriff auf Ihren Kalender zu verteilen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:

Klicken Sie unten links in der Desktopanwendung auf den zweiten Tab Kalender.

Schritt 2:

Klicken Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und wählen dann unter „Freigeben“ „Kalenderberechtigungen“ aus.

Schritt 1:

Klicken Sie im oberen linken Eck auf die neun Quadrate und wählen „Kalender“ aus.

Schritt 2:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kalender und wählen dann „Berechtigungen…“ aus.

Schritt 3:

Es öffnet sich ein Fenster am rechten Bildschirmrand. Hier können Sie alle Personen, die Berechtigungen an Ihrem Kalender haben, sehen und die Berechtigungen verwalten. Mit „Speichern“ schließen Sie die Bearbeitung der Berechtigungen ab.

Wenn Sie hier eine Person vermissen, so müssen Sie dieser zuerst den „Kalender freigeben“.

Kalenderfreigaben

Zur Freigabe Ihres Kalenders gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie können diesen entweder per E-Mail versenden, einzelnen Personen freigeben oder online frei zugänglich machen. Dies ist nur mit der Outlook Desktop App möglich. Die Outlook Web App (OWA) bietet nur eine Funktion der Kalenderfreigabe an.

Sie können zwischen folgenden Optionen für Ihre Kalenderfreigabe wählen:

Art der Freigabe	An wen kann die Freigabe gesandt werden?	Werden die Kalenderinhalte aktualisiert?	Vor- und Nachteile
Kalender per E-Mail senden	An jede beliebige Person	Nein. Es findet ein einmaliger Export von Kalendereinträgen statt.	+ Gut für die einmalige Übergabe von Terminen - Keine Aktualisierung der Termine
Kalender freigeben (Empfohlen für das Teilen zwischen Uni- Mitarbeitern)	An jede Person innerhalb der Universität mit einem Outlook- (=Exchange)- Konto.	Ja.	+ Aktualisierung der Termine + Rechteverwaltung möglich (Schreib- und Leserechte für Kalender über "Kalenderberechtigungen" verwaltbar) - Funktioniert nicht mit externen Personen
Online veröffentlichen	An jede beliebige Person	Ja.	+ Aktualisierung der Termine - Jede Person, die den Link zum Kalender kennt, kann diesen einsehen

Art der Freigabe

An wen kann die Freigabe gesandt werden?

Werden die Kalenderinhalte aktualisiert?

Vor- und Nachteile

Kalender per E-Mail senden

An jede beliebige Person

Nein. Es findet ein einmaliger Export von Kalendereinträgen statt.

+ Gut für die einmalige Übergabe von Terminen

- Keine Aktualisierung der Termine

Kalender freigeben (Empfohlen für das Teilen zwischen Uni- Mitarbeitern)

An jede Person innerhalb der Universität mit einem Outlook- (=Exchange)- Konto.

Ja.

+ Aktualisierung der Termine

+ Rechteverwaltung möglich (Schreib- und Leserechte für Kalender über "Kalenderberechtigungen" verwaltbar)

- Funktioniert nicht mit externen Personen

Online veröffentlichen

An jede beliebige Person

Ja.

+ Aktualisierung der Termine

- Jede Person, die den Link zum Kalender kennt, kann diesen einsehen

Kalender per E-Mail senden

Schritt 1:

Klicken Sie unten links in der Desktopanwendung auf den zweiten Tab "Kalender".

Schritt 2:

Klicken Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und wählen Sie dann unter „Freigeben“ „Kalender per Mail senden…“ aus.

Schritt 3:

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie einstellen, welche Details des Kalenders und Datumsbereich nachher der Zielperson angezeigt werden.

Schritt 4:

Im darunterliegenden Fenster können nun die E-Mail-Adressen der gewünschten Personen eingegeben werden. Anschließend kann mit „Senden“ die Freigabe verschickt werden.

Kalender freigeben

Schritt 1:

Klicken Sie unten links in der Desktopanwendung auf den zweiten Tab "Kalender".

Schritt 2:

Klicken Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und wählen dann unter „Freigeben“ „Kalender freigeben“ aus.

Schritt 3:

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie einstellen, welche Details des Kalenders nachher der Zielperson angezeigt werden. Dann können Sie die gewünschte(n) Person(en) über ihre Mailadresse im An-Feld hinzugefügt werden. Mit „Senden“versenden Sie dann die Freigabe.

Kalender online veröffentlichen

Schritt 1:

Klicken Sie unten links in der Desktopanwendung auf den zweiten Tab"Kalender".

Schritt 2:

Klicken Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und wählen dann unter „Freigeben“ „Diesen Kalender veröffentlichen…“ aus.

Schritt 3:

Es öffnet sich die Weboberfläche Ihres Exchange-Kontos. Melden Sie sich hier mit Ihrer ZIM-Kennung und Passwort an.

Schritt 4:

In dem folgenden Fenster können Sie den entsprechenden Kalender und die gewünschten sichtbaren Details einstellen. Nach Klicken auf „Speichern“ wird Ihnen nun ein HTML Link und ein Link zur ICS-Datei angezeigt. Diese müssen Sie nun noch den gewüschten Personen für den Zugriff zukommen lassen.

Details zur Kalenderveröffentlichung einstellen und speichern

Schritt 1:

Klicken Sie im oberen linken Eck auf die neun Quadrate und wählen „Kalender“ aus.

Schritt 2:

Wählen Sie den gewünschten Kalender mit Rechtklick aus und klicken Sie dann auf „Freigabeberechtigungen“.

Schritt 3:

Es öffnet sich ein Fenster am rechten Rand, in dem Sie nun den gewüschten Kalender auswählen können.

Nach Eingeben der E-Mail-Adresse der gewüschten Person können Sie auch Ansichtdetails einstellen.

Mit „Senden“ schließen Sie die Freigabe ab.

Auf freigegebene Kalender zugreifen

Schritt 1:

Klicken Sie unten links in der Desktopanwendung auf den zweiten Tab"Kalender".

Schritt 2:

Klicken Sie im Reiter „Start“ unter der Gruppe „Kalender verwalten“ auf „Kalender öffnen“.

Klicken Sie dann auf „Freigegebenen Kalender öffnen…“.

Schritt 3:

Im neuen Fenster klicken Sie auf „Name…“ und suchen in der GALden Namen der Person, die Ihnen den Kalender freigegeben hat. Handelt es sich hier um einen Kalender einer Teamressource (z. B. S001_team), so suchen Sie stattdessen nach dem Teampostfach. Fügen Sie den gewünschten Namen hinzu und bestätigen Sie dann zwei Mal mit „OK“.

Schritt 1:

Klicken Sie im oberen linken Eck auf die neun Quadrate und wählen „Kalender“ aus.

Schritt 2:

Klicken Sie auf „Kalender hinzufügen“ und wählen Sie dann „Aus dem Verzeichnis“.

Schritt 3:

Geben Sie in das Feld „Aus dem Verzeichnis“ den Namen der Person oder Ressource ein, die Ihnen den Kalender freigegeben hat. Nutzen Sie die Option „Verzeichnis durchsuchen“ für Vorschläge zu Ihrer Suche.

Nach Bestätigen des Namens schließen Sie das Öffnen des Kalenders mit „Öffnen“ ab.

Ordneransicht

In Outlook haben Sie die Möglichkeit in Ihrem Navigationsbereich Ordner anzeigen zu lassen.

Am unteren Ende des Navigationsbereichs können die Standardmodule für E-Mail, Kalender, Personen oder Aufgaben ausgewählt werden.

Sie können die vollständige Ordnerliste mit Symbolen einblenden, indem Sie unten im Navigationsbereich auf die drei Punkte klicken. Wählen Sie an dieser Stelle "Ordner", um kleine Symbole im Navigationsbereich einzublenden.