Konvertierung zu einem barrierefreien PDF aus MS Word und PowerPoint

Über die Onlineplattform PAVE können Sie PDF Dokumente hochladen, diese werden online geprüft und die gefundenen Probleme, die nicht automatisch behoben werden konnten, können manuell bearbeitet werden. Sie können über die Bearbeitungsfunktionalitäten nachträglich die hinterlegten Dokumenteninformationen prüfen und ändern, sowie Einfluss auf die Dokumentenstruktur nehmen. Wurde kein Fehler in den Dokumenteneigenschaften angezeigt, lohnt sich eine erneute Prüfung über die Schaltfläche Dokumenteneigenschaften.

Über die Seitenansicht können Sie die Struktur von einzelnen Dokumententeilen prüfen und ändern, komplexe Änderungen sind in PAVE jedoch nicht möglich. Im Anwendungsfenster finden Sie vier Bereiche:

• Baumansicht der dokumenteninternen Strukturierung, welche die Lesereihenfolge wiederspiegelt. Sie können die Reihenfolge der einzelnen Elemente nach Sinnhaftigkeit prüfen und ggf. mit der Maus umsortieren.
• Die Auflistung von Artefakten findet sich hinter der Baumansicht. Bei Artefakten handelt es sich um Elemente im Dokument, die für den Inhalt als nicht von Bedeutung sind, z. B. Schmuckgrafiken.
• Der Dokumentenarbeitsbereich ist in eine Navigationsleiste mit Seitenminiaturen und einer Seitenvorschau unterteilt. Sie können hier Elemente markieren oder anzeigen lassen, welches Element gerade im Lesereihenfolgenbaum gewählt ist.
• Sie finden ebenso die Probleme, die festgestellt wurden. Für die Bearbeitung eines Problems klicken Sie auf das entsprechende Element, so dass sich diese für die Bearbeitung öffnet.

Nachdem das Dokument bearbeitet wurde, können Sie sich dieses über die Schaltfläche Korrigierte Datei herunterladen abspeichern und verteilen.

Ausblenden von Schmuckgrafiken

Damit Screenreader bzw. assistive Technologien nicht im Lesefluss gestört werden, müssen Sie Schmuckgrafiken, leere Platzhalter oder fehlerhaft ausgezeichnete Elemente ausblenden. Löschen Sie ein Element nicht einfach über das Mülleimer Symbol, denn dadurch entsteht eine Fehlermeldung, dass das Element nun gar nicht ausgezeichnet ist. Der Fehler lässt sich mit PAVE nicht mehr beheben.
Um für den Inhalt Elemente als "nicht wichtig" zu markieren, werden diese als Artefakte gekennzeichnet und werden somit in der Lesereihenfolge ignoriert. Sie können Schuckgrafiken häufig durch die Fehlermeldung Figure hat keinen Alternativtext finden. Für das Kennzeichnen der Schmuckgrafiken suchen Sie das entsprechende Element im Baum für die Lesereihenfolge und ändern den Tag Typ auf den in der Auswahlliste verfügbaren Typ Artefakt.

Tabellenkopf auszeichnen

Dieser Abschnitt bezieht sich auf PDF die aus PowerPint exportiert wurden.

Bei der Konvertierung von Tabellen gehen die Kopfzeilen (Spalten- und Zeilenüberschriften) verloren, sodass diese nachträglich wieder manuell eingestellt werden müssen. Hierfür suchen Sie sich im Baum für die Lesereihenfolge die Tabelle und klappen die einzelnen Tabellenzeilen durch Klicken auf das Pluszeichen am linken Rand oder durch einen Doppelklick auf. Wählen Sie die Zeile, in der sich die Kopfzeile befindet aus und klappen diese ebenfalls auf. Sind die Zeilen, die eine Überschrift haben, mit Tabellendatenzelle beschriftet, handelt es sich hierbei um einen Fehler. Um diesen bearbeiten zu können, klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Typbezeichnung und ändern im Dialog Tag bearbeiten den Tag Typ auf Tabellentitelzelle.

Strukturprobleme und falsch verschachtelte Elemente

Wenn Ihnen der Fehler Strukturelement ist nicht korrekt verschachtelt angezeigt wird, bedeutet dies, dass beim Export Elemente als Kindelemente eingesetzt wurden, die so an den Stellen nicht vorgesehen sind. Hierfür gibt es meist zwei Ursachen:

• Visuelle Formatierungen werden parallel zu den textuellen Daten eingeordnet (z. B. Hintergründe, Linien, etc.). Als Lösung markieren Sie die rein visuellen Elemente als Artefakte.
• Strukturierungen, wie sie Office erstellt, lässt das Strukturmodell eigentlich nicht zu. Als Lösung können Sie die Kinderlemente aus dem übergeordneten Element im Baum für die Lesereihenfolge ziehen und das falsch verschachtelte Element als Artefakt markieren.

Hinweis: Oftmals führen strukturelle Probleme mit falsch verschachtelten Elemente nicht dazu, dass die Dokumenten für assistive Technologien unzugänglich werden. Detaillierte Strukturfehler in Listen, Tabellenzellen oder Ähnlichem können Sie oft ignorieren, wenn Sie diese nicht auflösen können. Im Gegensatz dazu verschlechtern grobe strukturelle Fehler wie fehlende Alternativtexte, falsch ausgezeichnete Überschriften oder eine Verfälschung von Elementen durch Verwendung falscher Auszeichnungen (z. B. für Bild für Tabellen) die Zugänglichkeit des Dokuments.