Adressbuch

Im Adressbuch haben Sie die Möglichkeit auf Kontakte sowie Kontaktgruppen zuzugreifen.

Globales Adressbuch (GAL)

Im globalen Adressbuch (GAL) finden Sie die Mitglieder der Universität Passau mit bereinigter E-Mail-Adresse (vorname.nachname@uni-passau.de), sowie Studentische Hilfskräfte, sofern diese im Globalen Adressbuch sichtbar geschalten wurden.

Des Weiteren finden Sie hier auch sogenannte Funktionsemailadressen.

Das globale Adressbuch können Sie im Abschnitt „Suchen“ an unterschiedlichen Stellen aufrufen:

Auf Ihrer Übersichtsseite in der Registerkarte "Start"

Beim Schreiben einer neuen
E-Mail:

Adressbuch beim Schreiben einer neuen E-Mail

Unten links über das Symbol Kontakte:

Über Outlook Web Access haben Sie folgende Möglichkeiten auf das globale Adressbuch zuzugreifen:

Über das Kachel-Symbol oben links beim Reiter Personen haben Sie zum einen Zugriff auf Ihr eigenes Adressbuch unter Ihre Kontakte oder sie wählen das Verzeichnis aus und erhalten Zugriff auf das globale Adressbuch.

Sie können eine Person suchen, indem Sie oben links auf Personen durchsuchen klicken und mit Enter bestätigen.

Beachten Sie bitte unsere zusätzlichen Hinweise zum Globalen Adressbuch unter "Outlook Desktop App".

Hinweis: Studierende sind nicht automatisch im globalen Adressbuch (GAL) sichtbar.

Möchten Sie einer Studentischen Hilfskraft einen Ordner oder Kalender freigeben oder sonstige Rechte erteilen, muss die Studentische Hilfskraft zunächst freigeschaltet werden. Beachten Sie bitte, dass diese auch nach Ablauf der Beschäftigung für den Zeitraum Ihrer Zugehörigkeit zur Universität sichtbar bleibt und nicht mehr unsichtbar geschaltet wird.

Für die Freischaltung in der GAL ist ein formloser Antrag der entsprechenden Einrichtung/Lehrstuhls per E-Mail an den ZIM-Support ausreichend.
Aus Datenschutzgründen wird zusätzlich eine E-Mail der Studentischen Hilfskraft an den ZIM-Support benötigt mit folgendem Inhalt:

"Ich bin einverstanden, dass ich in der globalen Adressliste in Outlook sichtbar bin und diese Sichtbarkeit nach Ablauf der SHK Beschäftigung erhalten bleiben darf."

Sie können die Mitglieder einer Verteilergruppe selbst überprüfen:

Schritt 1:
Klicken Sie in Outlook auf Adressbuch.

Schritt 2:
Wenn Sie im globalen Adressbuch die Verteilergruppe finden können, dann können Sie die Mitglieder per Doppelklick auf den Eintrag überprüfen.

Verteilergruppe im globalen Adressbuch suchen

Schritt 1:
Im Outlook Web Access wechseln Sie in die Ansicht Personen.

Schritt 2:
Wechseln Sie dort in die Ansicht Verzeichnis.

Schritt 3:
Suchen Sie anschließend nach der gewünschten Verteilerliste.

Schritt 4:
In den Suchergebnissen wählen Sie das gewünschte Ergebnis. Nun werden Ihnen die Mitglieder dieser Verteilerliste angezeigt.

Ergebnis aus den Suchergebnissen auswählen

Kontakte

Sie können auch selbst Kontakte oder Kontaktgruppen erstellen.

Wo wird ein neuer Kontakt / Kontaktgruppe erstellt?

Wählen Sie den Reiter "Kontakte" (im Eck unten links).

Sie haben hier die Möglichkeit einen neuen Kontakt oder eine neue Kontaktgruppe anzulegen.

Neue Kontakte oder Neue Kontaktgruppe hinzufügen

Neuen Kontakt erstellen

Sie können die Kontaktdaten entweder aus dem globalen Adressbuch importieren oder die Informationen manuell eintragen.
Die Änderungen werden erst übernommen, wenn Sie auf „Speichern & schließen“ klicken, oben links.

Neue Kontaktgruppe anlegen

Über die Funktion „Kontaktgruppe“ haben Sie die Möglichkeit eine Verteilerliste anzulegen. So können Sie einem bestimmten Personenkreis mit wenigen Klicks eine E-Mail zukommen lassen oder Rechte erteilen (z. B. Kalenderfreigaben). Sie brauchen dann nicht alle Empfänger / Kontakte einzeln auszuwählen.

Schritt 1: Geben Sie einen Namen für Ihre Kontaktgruppe ein.

Schritt 2: Fügen Sie Mitglieder hinzu.

Schritt 3: Klicken Sie auf "Speichern & schließen".

Die Kontaktgruppe nutzen

Über einen Doppelklick auf den Namen Ihrer Kontaktgruppe können Sie die Kontaktgruppe bearbeiten und nutzen.

Funktion 1:
Im Bereich Aktionen können Sie die Gruppe/den Verteiler an andere Personen weiterleiten.
Eine Kontaktgruppe (Verteiler) kann weitergeleitet werden, indem Sie Gruppe weiterleiten als Outlook-Kontakt wählen.

Funktion 2:
Im Bereich Mitglieder können Sie Mitglieder zur Kontaktgruppe hinzufügen oder entfernen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“ klicken, werden die Kontakte in der Gruppe mit denen im Adressbuch verglichen. Damit halten Sie die Gruppen auf dem neuesten Stand.

Funktion 3:

Im Bereich Kommunizieren können Sie eine E-Mail an diese Kontaktgruppe versenden oder eine Besprechung anlegen.
Sie können aber auch wie gewohnt
E-Mails schreiben und im „An-Feld“ den Namen der Kontaktgruppe eingeben.

Schritt 1:
Im Onlinezugriff von Outlook erhalten Sie über das Kachel-Symbol oben links und anschließendem Klick auf Personen Zugriff zu Ihren Kontakten und Kontaktgruppen/Verteiler.
Klicken Sie hier auf "+ Neu" um einen neuen Kontakt oder eine neue Kontaktliste zu erstellen.

Neuen Kontakt oder Kontaktliste erstellen

Schritt 2:
Wenn Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch hinzufügen möchten, klicken Sie zunächst auf das Verzeichnis. Navigieren Sie anschließend zum entsprechenden Kontakt und klicken Sie dann auf "Zu Kontakten hinzufügen".

Schritt 3:
Sie können hier nach Belieben noch Informationen ergänzen und den Kontakt abspeichern.

Vertretung gewähren, übernehmen und beenden

Von der Nutzung der Stellvertretungsfunktion in Outlook wird dringend abgeraten.

Für die optimale Nutzung von Outlook stehen Ihnen stattdessen verschiedene Postfach-Typen zur Auswahl.

Ihr persönliches Postfach sollte nur die persönliche Korrespondenz beinhalten, die auch nicht mit anderen Personen geteilt werden muss.
Sollte es unbedingt nötig sein, können Sie jedoch einzelne Ordner aus Ihrem persönlichen Postfach freigeben. Wie Sie Ordner freigeben können, sehen Sie auf unserer Funktionsseite "E-Mail".

Für das gemeinsame Arbeiten an E-Mails und Kalender stehen Ihnen sogenannte Teampostfächer zur Verfügung.

Auf die hier abgelegte Korrespondenz haben alle Mitarbeiter z. B. eines Lehrstuhls/der Abteilung/der Einrichtung Zugriff, wobei diese Rechte auch individuell nach Notwendigkeit und Anforderung des jeweiligen Bereichs angepasst werden können.

Weitere Informationen zum Teampostfach, wie etwa zur Beantragung, finden Sie auf unserer Funktionsseite "Team".

Hinweis:
Um einer Person ein Teampostfach freizugeben, welche dieses auch bearbeiten und sehen soll, muss jeder einzelne Ordner (und Unterordner) des Postfachs freigegeben werden.
Es reicht nicht aus, nur das Teampostfach freizugeben.

Ein dediziertes Postfach ist speziell für die Arbeit eines Sekretariats gedacht. Hier können Daten abgelegt werden, die auch evtl. an weitere Personen/Nachfolger weitergegeben werden müssen.

Ein dediziertes Postfach ist weder an das Teampostfach gebunden, noch an eine bestimmte Person. Eine Weitergabe ist daher mühelos möglich.

Ein dediziertes Postfach erhalten Sie, indem Sie einen formlosen Antrag über den ZIM-Support stellen.

Support

Bei weiteren Fragen und Unklarheiten zum Thema Outlook, finden Sie hier weitere Informationen: