Adressbuch
Im Adressbuch haben Sie die Möglichkeit auf Kontakte sowie Kontaktgruppen zuzugreifen.
Globales Adressbuch (GAL)
Im globalen Adressbuch (GAL) finden Sie die Mitglieder der Universität Passau mit bereinigter E-Mail-Adresse (vorname.nachname@uni-passau.de).
Des Weiteren finden Sie hier auch sogenannte Funktionsemailadressen.
Alle Personen im Adressbuch anzeigen
Studentische Hilfskräfte finden Sie im Adressbuch wenn Sie den Eintrag "Alle Personen" auswählen.
Outlook Desktop App
Das globale Adressbuch können Sie im Abschnitt „Suchen“ an unterschiedlichen Stellen aufrufen:
- Auf Ihrer Übersichtsseite in der Registerkarte "Start"
- Beim Schreiben einer neuen E-Mail:
- Links in der Mitte über das Symbol Kontakte:
Outlook Online
Über Outlook Online haben Sie folgende Möglichkeiten auf das globale Adressbuch zuzugreifen:
- Über das die Adressauswahl einer E-Mail.
- Ihre Kontakte öffnen sie mit Auswahl des Personensymbols in der Navigationsleiste.
- Sie haben die Möglichkeit Kontakte anzulegen und zu bearbeiten. Wählen Sie hierzu Neuer Kontakt.
- Kontakte können Sie Zu Favoriten hinzufügen oder Zur Liste hinzufügen. Wählen Sie die entsprechenden Buttons.
- Mit der Auswahl Kontakte verwalten stehen ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Importieren von Kontakten und Exportieren von Kontakten. Klicken Sie auf einen Button werden Sie durch das Menü geführt.
Sie können die Mitglieder einer Verteilergruppe selbst überprüfen:
Outlook Desktop App
- Klicken Sie in Outlook in der Navigationsleiste in die Ansicht Personen.
- Im Folgenden öffnet sich das Fenster Meine Kontakte. Wählen Sie hier die gewünschte Kontaktliste aus.
- Es öffnet sich nun eine Ansicht Ihrer Kontakte. Wählen Sie die gewünschte Verteilerliste aus.
- Wählen Sie nun Mitglieder. Die gewählte Verteilerliste können Sie nun bearbeiten. Ihnen steht ebenfalls eine Navigatonsleiste zur Bearbeitung zur Verfügung.
Outlook Online
- In Outlook Online wählen Sie in der Navigationsleiste die Ansicht Personen.
- Klicken Sie nun auf den Button Ihre Kontaktlisten.
- Klicken Sie nun auf den gewünschten Kontakt.
- Klicken Sie nun auf Mitglieder. Die Verteilerliste öffnet sich.
Kontakte
Sie können auch selbst Kontakte oder Kontaktgruppen erstellen.
Wo wird ein neuer Kontakt / Kontaktgruppe erstellt?
- Wählen Sie den Reiter "Kontakte" (Links in der Mitte).
- Sie haben hier die Möglichkeit einen neuen Kontakt oder eine neue Kontaktgruppe anzulegen.
Neuen Kontakt erstellen
Sie können die Kontaktdaten entweder aus dem globalen Adressbuch importieren oder die Informationen manuell eintragen.
Die Änderungen werden erst übernommen, wenn Sie auf „Speichern & schließen“ klicken, oben links.
Neue Kontaktgruppe anlegen
Über die Funktion „Kontaktgruppe“ haben Sie die Möglichkeit eine Verteilerliste anzulegen. So können Sie einem bestimmten Personenkreis mit wenigen Klicks eine E-Mail zukommen lassen oder Rechte erteilen (z. B. Kalenderfreigaben). Sie brauchen dann nicht alle Empfänger / Kontakte einzeln auszuwählen.
Schritt 1: Geben Sie einen Namen für Ihre Kontaktgruppe ein.
Schritt 2: Fügen Sie Mitglieder hinzu.
Schritt 3: Klicken Sie auf "Speichern & schließen".
Die Kontaktgruppe nutzen
Über die angezeigten Reiter können Sie die Kontaktgruppe bearbeiten und nutzen.
Funktion 1:
Im Bereich Aktionen können Sie die Gruppe/den Verteiler an andere Personen weiterleiten.
Eine Kontaktgruppe (Verteiler) kann weitergeleitet werden, indem Sie Gruppe weiterleiten als Outlook-Kontakt wählen.
Funktion 2:
Im Bereich Mitglieder können Sie Mitglieder zur Kontaktgruppe hinzufügen oder entfernen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“ klicken, werden die Kontakte in der Gruppe mit denen im Adressbuch verglichen. Damit halten Sie die Gruppen auf dem neuesten Stand.
Funktion 3:
Im Bereich Kommunizieren können Sie eine E-Mail an diese Kontaktgruppe versenden oder eine Besprechung anlegen.
Sie können aber auch wie gewohnt
E-Mails schreiben und im „An-Feld“ den Namen der Kontaktgruppe eingeben.
Schritt 1:
Im Onlinezugriff von Outlook erhalten Sie über das Kachel-Symbol oben links und anschließendem Klick auf Personen Zugriff zu Ihren Kontakten und Kontaktgruppen/Verteiler.
Klicken Sie hier auf "+ Neu" um einen neuen Kontakt oder eine neue Kontaktliste zu erstellen.
Schritt 2:
Wenn Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch hinzufügen möchten, klicken Sie zunächst auf das Verzeichnis. Navigieren Sie anschließend zum entsprechenden Kontakt und klicken Sie dann auf "Zu Kontakten hinzufügen".
Schritt 3:
Sie können hier nach Belieben noch Informationen ergänzen und den Kontakt abspeichern.
Vertretung gewähren, übernehmen und beenden
Von der Nutzung der Stellvertretungsfunktion in Outlook wird dringend abgeraten.
Für die optimale Nutzung von Outlook stehen Ihnen stattdessen verschiedene Postfach-Typen zur Auswahl.
Ihr persönliches Postfach sollte nur die persönliche Korrespondenz beinhalten, die auch nicht mit anderen Personen geteilt werden muss.
Sollte es unbedingt nötig sein, können Sie jedoch einzelne Ordner aus Ihrem persönlichen Postfach freigeben. Wie Sie Ordner freigeben können, sehen Sie auf unserer Funktionsseite "E-Mail".
Für das gemeinsame Arbeiten an E-Mails und Kalender stehen Ihnen sogenannte Teampostfächer zur Verfügung.
Auf die hier abgelegte Korrespondenz haben alle Mitarbeiter z. B. eines Lehrstuhls/der Abteilung/der Einrichtung Zugriff, wobei diese Rechte auch individuell nach Notwendigkeit und Anforderung des jeweiligen Bereichs angepasst werden können.
Weitere Informationen zum Teampostfach, wie etwa zur Beantragung, finden Sie auf unserer Funktionsseite "Team".
Hinweis:
Um einer Person ein Teampostfach freizugeben, welche dieses auch bearbeiten und sehen soll, muss jeder einzelne Ordner (und Unterordner) des Postfachs freigegeben werden.
Es reicht nicht aus, nur das Teampostfach freizugeben.
Ein dediziertes Postfach ist speziell für die Arbeit eines Sekretariats gedacht. Hier können Daten abgelegt werden, die auch evtl. an weitere Personen/Nachfolger weitergegeben werden müssen.
Ein dediziertes Postfach ist weder an das Teampostfach gebunden, noch an eine bestimmte Person. Eine Weitergabe ist daher mühelos möglich.
Ein dediziertes Postfach erhalten Sie, indem Sie einen formlosen Antrag über den ZIM-Support stellen.
Support
Bei weiteren Fragen und Unklarheiten zum Thema Outlook, finden Sie hier weitere Informationen:
Sollten Sie auf weitere Probleme stoßen, kontaktieren Sie bitte den IT-Support.
Ausführliche Informationen, Tipps & Tricks, Anleitungen, Videos und vieles mehr finden Sie ebenfalls im offiziellen Outlook Hilfecenter von Microsoft.
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