Adressbuch

Im Adressbuch haben Sie die Möglichkeit auf Kontakte sowie Kontaktgruppen zuzugreifen.
Globales Adressbuch (GAL)
Im globalen Adressbuch (GAL) finden Sie die Mitglieder der Universität Passau mit bereinigter E-Mail-Adresse (vorname.nachname@uni-passau.de), sowie Studentische Hilfskräfte, sofern diese im Globalen Adressbuch sichtbar geschalten wurden.
Des Weiteren finden Sie hier auch sogenannte Funktionsemailadressen.
Über Outlook Web Access haben Sie folgende Möglichkeiten auf das globale Adressbuch zuzugreifen:
Beachten Sie bitte unsere zusätzlichen Hinweise zum Globalen Adressbuch unter "Outlook Desktop App".
Hinweis: Studierende sind nicht automatisch im globalen Adressbuch (GAL) sichtbar.
Möchten Sie einer Studentischen Hilfskraft einen Ordner oder Kalender freigeben oder sonstige Rechte erteilen, muss die Studentische Hilfskraft zunächst freigeschaltet werden. Beachten Sie bitte, dass diese auch nach Ablauf der Beschäftigung für den Zeitraum Ihrer Zugehörigkeit zur Universität sichtbar bleibt und nicht mehr unsichtbar geschaltet wird.
Für die Freischaltung in der GAL ist ein formloser Antrag der entsprechenden Einrichtung/Lehrstuhls per E-Mail an den ZIM-Support ausreichend.
Aus Datenschutzgründen wird zusätzlich eine E-Mail der Studentischen Hilfskraft an den ZIM-Support benötigt mit folgendem Inhalt:
"Ich bin einverstanden, dass ich in der globalen Adressliste in Outlook sichtbar bin und diese Sichtbarkeit nach Ablauf der SHK Beschäftigung erhalten bleiben darf."
Sie können die Mitglieder einer Verteilergruppe selbst überprüfen:
Kontakte
Sie können auch selbst Kontakte oder Kontaktgruppen erstellen.
Neue Kontaktgruppe anlegen
Über die Funktion „Kontaktgruppe“ haben Sie die Möglichkeit eine Verteilerliste anzulegen. So können Sie einem bestimmten Personenkreis mit wenigen Klicks eine E-Mail zukommen lassen oder Rechte erteilen (z. B. Kalenderfreigaben). Sie brauchen dann nicht alle Empfänger / Kontakte einzeln auszuwählen.
Schritt 1: Geben Sie einen Namen für Ihre Kontaktgruppe ein.
Schritt 2: Fügen Sie Mitglieder hinzu.
Schritt 3: Klicken Sie auf "Speichern & schließen".
Die Kontaktgruppe nutzen
Funktion 2:
Im Bereich Mitglieder können Sie Mitglieder zur Kontaktgruppe hinzufügen oder entfernen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Jetzt aktualisieren“ klicken, werden die Kontakte in der Gruppe mit denen im Adressbuch verglichen. Damit halten Sie die Gruppen auf dem neuesten Stand.
Vertretung gewähren, übernehmen und beenden
Von der Nutzung der Stellvertretungsfunktion in Outlook wird dringend abgeraten.
Für die optimale Nutzung von Outlook stehen Ihnen stattdessen verschiedene Postfach-Typen zur Auswahl.
Ihr persönliches Postfach sollte nur die persönliche Korrespondenz beinhalten, die auch nicht mit anderen Personen geteilt werden muss.
Sollte es unbedingt nötig sein, können Sie jedoch einzelne Ordner aus Ihrem persönlichen Postfach freigeben. Wie Sie Ordner freigeben können, sehen Sie auf unserer Funktionsseite "E-Mail".
Für das gemeinsame Arbeiten an E-Mails und Kalender stehen Ihnen sogenannte Teampostfächer zur Verfügung.
Auf die hier abgelegte Korrespondenz haben alle Mitarbeiter z. B. eines Lehrstuhls/der Abteilung/der Einrichtung Zugriff, wobei diese Rechte auch individuell nach Notwendigkeit und Anforderung des jeweiligen Bereichs angepasst werden können.
Weitere Informationen zum Teampostfach, wie etwa zur Beantragung, finden Sie auf unserer Funktionsseite "Team".
Hinweis:
Um einer Person ein Teampostfach freizugeben, welche dieses auch bearbeiten und sehen soll, muss jeder einzelne Ordner (und Unterordner) des Postfachs freigegeben werden.
Es reicht nicht aus, nur das Teampostfach freizugeben.
Ein dediziertes Postfach ist speziell für die Arbeit eines Sekretariats gedacht. Hier können Daten abgelegt werden, die auch evtl. an weitere Personen/Nachfolger weitergegeben werden müssen.
Ein dediziertes Postfach ist weder an das Teampostfach gebunden, noch an eine bestimmte Person. Eine Weitergabe ist daher mühelos möglich.
Ein dediziertes Postfach erhalten Sie, indem Sie einen formlosen Antrag über den ZIM-Support stellen.
Support
Bei weiteren Fragen und Unklarheiten zum Thema Outlook, finden Sie hier weitere Informationen:
Sollten Sie auf weitere Probleme stoßen, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Ausführliche Informationen, Tipps & Tricks, Anleitungen, Videos und vieles mehr finden Sie ebenfalls im offiziellen Outlook Hilfecenter von Microsoft.