Abwurfschaltung

Die Abwurfschaltung bietet die Möglichkeit, alle eingehenden Gespräche auf einen vordefinierten Personenkreis abzuwerfen, ohne dass der Anruf beim eigenen Telefon signalisiert wird. Die Steuerung dazu findet sich als Block im UCC-Client.
Innerhalb einer aktiven Abwurfschaltung kann vom Manager bestimmt werden, ob ein Gespräch zurückkehrt, falls der Assistent den Anruf nicht annehmen kann.
Wurde mehr als ein Assistent zugewiesen, kann der Manager auch definieren, ob seine abgeworfenen Anrufe parallel oder abwechselnd bei den Assistenten signalisiert werden.
Der Manager sieht im UCC-Client und im Display des Snom-Telefons, ob seine Assistenten frei oder im Gespräch sind.

Einrichtung und Nutzung der Abwurfschaltung

Um die Abwurfschaltung zu nutzen sind folgende drei Schritte notwendig:

Schritt 1: Zuweisung einer Abwurfschaltung

Eine Aktivierung der Abwurfschaltung (vormals "Chef-Sekretariats-Funktion") kann nur erfolgen, wenn die jeweiligen Beteiligten vorher für die Verwendung administrativ als "Manager" oder "Assistent" berechtigt wurden.

Die Zuweisung von Manager und Assistenten einer Abwurfschaltung obliegt dem Servicebüro Liegenschaften (Durchwahl: 1231, E-Mail: servicebuero.liegenschaften@uni-passau.de).

Schritt 2: Einrichtung der Abwurfschaltung

Die grundsätzliche Konfiguration der Abwurfschaltung muss vom Manager vorgenommen werden.

Der Manager muss in seinem UCC-Client den Übersichtsblock für die Abwurfschaltung einblenden und seine Assistenten hinzufügen.

Öffnen Sie die Seite https://tkuc1.zim.uni-passau.de in einem Webbrowser z. B. Mozilla Firefox, Google Chrome) und melden Sie sich am UCC-Client an.

Zur visuellen Darstellung des Status der Abwurfschaltung gibt es den Übersichtsblock "Abwurfschaltung", den Sie erstmalig auf Ihrer Hauptseite anzeigen lassen müssen.

Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf das Symbol "Anpassen".

Am unteren Ende der Hauptseite wird das entsprechende Menü eingeblendet. Die restliche Seite erscheint etwas heller. Klicken Sie dort auf die Taste "Hinzufügen" und wählen "Abwurfschaltung" aus. Der Eintrag in diesem Menü bekommt somit einen Haken vor dem Menüeintrag.

Bestätigen Sie die Änderungen mit dem "Häkchen".

Manager

Sie fügen einen Assistenten hinzu, indem Sie auf die "+"-Taste klicken. In der Liste werden alle Assistenten angeführt, die Ihnen zugeordnet wurden. Das Löschen von eingetragenen Assistenten aus dieser Liste erfolgt durch Drücken der "X"-Taste neben dem Eintrag.

Assistent

Jeder in dieser Liste des Managers angeführte Assistent kann sich ebenfalls den Übersichtsblock "Abwurfschaltung" konfigurieren:

Darin werden dem Assistenten bis zu vier Manager angezeigt.

Voraussetzung für die Anzeige des Übersichtsblocks ist das vorhergehende Einschalten des Blocks "Abwurfschaltung", siehe Kapitel 1.

Schritt 3: Benutzung der Abwurfschaltung

Assistenten können die Abwurfschaltung erst nutzen, nachdem sie vom Manager im UCC-Client hinzugefügt wurden.

Ist die Abwurfschaltung aktiv, werden Anrufe an die Nebenstelle des Managers (externe und interne Anrufe) sofort an die in der Liste eingetragenen Assistenten "abgeworfen".

Die Abwurfschaltung kann sowohl vom Manager, als auch vom Assistenten aktiviert und deaktiviert werden. Dazu ist der Schiebeschalter in die entsprechende Position zu bringen (rechts = aktiviert, links = deaktiviert).

Modus "Parallel"	Sind mehrere Assistenten in der Liste eingetragen, werden eingehende Anrufe gleichzeitig bei allen Assistenten signalisiert. Ist diese Funktion ausgeschaltet, wird die Liste von oben nach unten abgearbeitet. Eine Änderung der Reihenfolge ist durch verschieben der Einträge möglich.
Modus "Rückkehr"	Kann ein abgeworfener Anruf bei keinem der eingetragenen Assistenten angenommen werden, kehrt dieser Anruf wieder zum Manager zurück und wird dort signalisiert

Ansicht des Managers

Abwurfschaltung aktiv
Modus Parallel aktiv
Modus Rückkehr aktiv
Anrufe werden an den Assistenten abgeworfen

Ansicht des Managers bei eingehenden Anrufen

Ein eingehender Anruf beim Manager erscheint im Block "Abwurfschaltung" und kann durch Drücken des grün-weißen Hörersymbols sofort zurückgeholt und angenommen werden.

Ansicht des Assistenten

Abwurfschaltung aktiv
Anrufe des Managers werden hierher abgeworfen

Ein eingehender Anruf beim Assistenten erscheint nur im Block "Aktuelle Anrufe". Der Block "Abwurfschaltung" bleibt unverändert.

Durch Drücken des grün-weißen Hörersymbols kann der Anruf angenommen werden.

Die Abwurfschaltung kann auch gänzlich vom Tischtelefon aus bedient werden. Dazu ist folgende einmalige Einrichtung notwendig.

Funktionstaste des Managers

Im Menü "Tastenbelegung" des UCC-Client wählen Sie das Gerät "Snom D385" aus und klicken Sie auf eine unbelegte Taste, an der Sie die Abwurfschaltung steuern möchten, siehe Abb. rechts.

Wählen Sie als Funktion "Abwurfschaltungstaste". Als Name können Sie eine beliebige Bezeichnung (hier: AWS-Taste) verwenden. Rechts neben der Bezeichnung finden Sie den nicht änderbaren Eintrag "Als Manager", was bedeutet, dass Sie als Manager dieser Abwurfschaltung agieren.

Drücken Sie anschließend rechts unten auf "Speichern".

Auf Ihrem Snom-Telefon erscheint nach wenigen Augenblicken die soeben gespeicherte Taste. Durch drücken dieser Taste wird die Abwurfschaltung aktiviert bzw. deaktiviert. Ist die Abwurfschaltung aktiv, leuchtet die korrespondierende LED mit Dauerlicht. In diesem Zustand werden nun alle eingehenden Anrufe an die eingestellten Assistenten abgeworfen.

Bei einem eingehenden abgeworfenen Anruf geht die LED von Dauerlicht auf Blinklicht über. Zusätzlich enthält das Display am oberen Rand des Tischtelefons genauere Informationen zum Anrufer.

Möchten Sie diesen Anruf nun zurückholen und annehmen, brauchen Sie nur die Abwurfschaltungstaste (mit Ihrer gewählten Bezeichnung) neben der blinkenden LED zu drücken.

Funktionstaste des Assistenten

Im UCC-Client wählen Sie im Menü "Tastenbelegung" das Gerät "Snom D385" aus und klicken auf eine unbelegte Taste, an der Sie die Abwurfschaltung steuern möchten, siehe Abb. rechts.

Wählen Sie als Funktion "Abwurfschaltungstaste". Als Name können Sie eine beliebige Bezeichnung (hier: AWS ein/aus) verwenden. Rechts neben der Bezeichnung wählen Sie aus der Liste aus, für welchen Manager diese Steuerung gelten soll.

Drücken Sie anschließend rechts unten auf "Speichern".

Auf Ihrem Tischtelefon erscheint nach wenigen Augenblicken die soeben gespeicherte Taste. Durch Drücken dieser Taste wird die Abwurfschaltung aktiviert bzw. deaktiviert. Ist die Abwurfschaltung aktiv, leuchtet die korrespondierende LED mit Dauerlicht. In diesem Zustand werden nun alle eingehenden Anrufe an den Manager zu Ihnen als Assistent abgeworfen.

Ansicht Snom-Telefon

Wird die Abwurfschaltung aktiviert, ändert das Display des Tischtelefons sein Aussehen. Der zentral platzierte Name und die Nummer des aktuell angemeldeten Benutzers werden etwas kleiner am oberen Rand des Displays angezeigt. Zusätzlich erscheint eine Fläche mit 2x2 Feldern. Beim Manager können bis zu vier Assistenten angezeigt werden. Beim Assistenten können bis zu vier Manager aus unterschiedlichen Abwurfschaltungen dargestellt werden.

Ansicht des Managers

Abwurfschaltung aktiv.
Anrufe werden an den Assistenten abgeworfen.
Aktuell ist der Assistent 4442 nicht im Gespräch (frei).

Ansicht des Assistenten

Abwurfschaltung aktiv.
Anrufe des Managers werden hierher abgeworfen.
Aktuell ist der Manager 1861 nicht im Gespräch (frei).

Wird entweder vom Manager oder vom Assistenten die Abwurfschaltung deaktiviert, werden die Displays aller Beteiligten wieder auf den Normalzustand geändert. Somit ist auf einen Blick der Status der Abwurfschaltung (aktiviert oder deaktiviert) erkennbar.