Per E-Mail können Sie in Form digitaler Daten die Verbindung zu Personen innerhalb und außerhalb der Universität Passau aufnehmen.
E-Mail-Signatur
Am Ende einer E-Mail sollten Sie, um eine schnelle und einfache Kontaktaufnahme zu erleichtern, eine klar strukturierte Signatur angeben, aus der hervorgeht, welcher Organisationseinheit der Universität Passau Sie angehören.
Für Beschäftigte im wissenschaftlichen Bereich
Universität Passau
Dr. Marianne Musterfrau
Fakultät
Lehrstuhl
Straße
PLZ und Ort
Telefonnummer
ggf. Faxnummer
Vorname.nachname@uni-passau.de
dienstliche URL: www.uni-passau.de (ggf. URL der eigenen Einrichtung)
Im wissenschafts-unterstützenden Bereich
Universität Passau
Max Mustermann
Abteilung/Referat
PLZ und Ort
Telefonnummer
ggf. Faxnummer
Vorname.nachname@uni-passau.de
dienstliche URL: www.uni-passau.de (ggf. URL der eigenen Einrichtung)
Schritt 1:
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Datei.
Schritt 2:
Unter der Schaltfläche Optionen im linken, blau hinterlegtem Bereich öffnet sich ein Dialogfenster.
Schritt 3:
Im Bereich E-Mail finden Sie eine Schaltfläche Signaturen.
Schritt 4:
Erneut öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie nun im Reiter E-Mail-Signatur mit Neu eine neue Signatur erstellen können.
Schritt 5:
Geben Sie einen Namen für die Signatur an und bestätigen Sie mit Ok.
Schritt 6:
Gestalten Sie nun im Feld Signatur bearbeiten Ihre Signatur und betätigen Sie abschließend die Schaltfläche Speichern.
Schritt 7:
Haben Sie mehr als eine Signatur angelegt, dann können Sie im Bereich Standardsignatur im Feld Neue Nachrichten die Signatur auswählen, die standardmäßig bei
E-Mails angefügt werden soll.
Schritt 8:
Schließen Sie das Dialogfenster abschließend mit OK.
Beim Erstellen einer neuen
E-Mail haben Sie die Möglichkeit, eine andere Signatur als die Standard-Signatur zu wählen, indem Sie im Nachrichtenfenster in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche Signatur klicken und dann die gewünschte Signatur auswählen.
Empfangen und Versenden von E-Mails
Besuchen Sie hierzu unsere Seite Zugriff E-Mail-Postfach und wählen Sie dort Ihre gewünschte Zugriffsart aus.
Schritt 1:
Wählen Sie Neue E-Mail aus, um eine neue Nachricht zu erstellen.
Schritt 2:
Geben Sie im Feld An, Cc oder Bcc einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein oder verwenden Sie unsere globale Adressliste indem Sie auf das Feld An klicken.
In diesem Feld können Sie gezielt nach E-Mail-Adressen der Beschäftigten der Universität suchen.
Schritt 3:
Geben Sie in Betreff den Betreff für die E-Mail-Nachricht ein.
Schritt 4:
Setzen Sie den Cursor in den Textkörper der E-Mail-Nachricht und beginnen Sie mit der Eingabe.
Schritt 5:
Nachdem Sie Ihre Nachricht eingegeben haben, wählen Sie Senden aus.
Hinweis: Falls der Empfänger Ihrer Nachrichten regelmäßig von Zustellproblemen Ihrer
E-Mails berichtet, bitten Sie die betreffende Person Ihre "@uni-passau.de"-E-Mail-Adresse auf die Whitelist zu setzen. Dies ist je nach E-Mail-Anbieter vom Empfänger unterschiedlich einzustellen. So zählen Sie zu den vertrauenswürdigen Adressen und es kommt künftig zu keinen Problemen mehr.
Weiter ist es wichtig zu wissen, dass sich der Benutzer je nach internem bzw. externem Versand unterscheidet:
- bei internen Nachrichten
(E-Mails, die an @uni-passau.de Adressen gehen): kennung@ads.uni-passau.de - bei externen Nachrichten: vorname.nachname@uni-passau.de
Hinweis: Um eine E-Mail im Auftrag von jemanden versenden zu können, brauchen Sie eine Berechtigung.
Diese erhalten Sie vom ZIM. Bitte schreiben Sie hierzu eine Nachricht an den ZIM-Support und setzen Sie den Verwalter des Postfachs in Cc.
Wenn Sie von einer anderen E-Mail-Adresse, auf die Sie berechtigt sind, E-Mails versenden möchten, öffnen Sie die Outlook Desktop App und folgen Sie den Anweisungen.
Schritt 1:
Öffnen Sie eine neue E-Mail.
Schritt 2:
Wählen Sie den Reiter "Optionen".
Schritt 3:
Aktivieren Sie "Von" unter "Felder anzeigen".
Schritt 4:
Sobald Sie diese Schaltfläche eingeblendet haben, können Sie die gewünschte Adresse aus dem Adressbuch auswählen.
Schritt 5:
Wählen Sie unter "Von" die Option "Weitere E-Mail-Adresse...". Es öffnet sich das Fenster „Von anderer E-Mail-Adresse senden“. Um das Adressbuch zu öffnen, klicken Sie wieder „Von…“.
Schritt 1:
Öffnen Sie eine neue E-Mail.
Schritt 2:
Wählen Sie in der oberen Leiste die drei Punkte aus, welche Ihnen weitere Optionen aufzeigen.
Schritt 3:
Aktivieren Sie „Absender anzeigen“.
Hinweis: Die nun eingeblendete "Von" Schaltfläche funktioniert etwas anders als in der Outlook Desktop App. Über die Schaltfläche sehen Sie die Adresse des zuletzt verwendeten Absenders.
Schritt 4:
Entfernen Sie die Standard Absender
E-Mail-Adresse mit Klick auf die rechte Maustaste über Ihrer E-Mail-Adresse (ENTF) und tippen Sie die gewünschte
E-Mail-Adresse in das leere Feld.
Schritt 5:
Schreiben Sie wie gewohnt Ihre E-Mail mit der neuen Absender E-Mail-Adresse.
Wenn Sie beim Versenden von E-Mails die Absender-Adresse nicht immer neu eintippen, verwenden Sie einen Eintrag aus der AutoVervollständigen-Liste.
Autovervollständigung sind die Einträge die unmittelbar beim Tippen als Vorschläge in Outlook erscheinen.
Schritt 1:
Starten Sie die Outlook Desktop App.
Schritt 2:
Wählen Sie im Menü Datei die Option Optionen aus.
Schritt 3:
Wählen Sie die Registerkarte
E-Mail aus.
Schritt 4:
Scrollen Sie ungefähr halb herunter, bis Sie Nachrichten senden sehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Liste "Automatisch vervollständigen" verwenden und diese zum Vorschlagen von Namen bei der Eingabe im Feld An-, Cc- und Bcc-Zeilen aktiviert ist.
Schritt 1:
Starten Sie die Outlook Desktop App.
Schritt 2:
Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen.
Schritt 3:
Wählen Sie die Registerkarte
E-Mail aus.
Schritt 4:
Wählen Sie unter Nachrichten senden die Option
„AutoVervollständigen-Liste leeren“.
Hinweis: Wenn Sie einer Person eine neue E-Mail senden, nachdem der Namen aus der "AutoVervollständigen-Liste" entfernt wurde, werden diese Informationen wieder zur Liste hinzugefügt.
Schritt 1:
Starten Sie die Outlook Desktop App.
Schritt 2:
Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
Schritt 3:
Geben Sie die ersten Zeichen des AutoVervollständigen-Eintrags ein, den Sie entfernen möchten.
Schritt 4:
Wenn der Eintrag in der Liste mit Vorschlägen angezeigt wird, bewegen Sie den Mauszeiger über den Vorschlag, bis er hervorgehoben wird, ihn jedoch nicht auswählen.
Schritt 5:
Wenn das x-Symbol neben dem markierten Vorschlag angezeigt wird, wählen Sie x aus, um den Eintrag aus der Liste zu entfernen, oder drücken Sie die ENTF -Taste auf der Tastatur.
Hinweis: Outlook Web Access hat eine eigene AutoVervollständigen-Liste.
Anhänge
Über Anhänge können Sie Ihren E-Mails ganz einfach Bilder, Dateien, Kontakte und andere Elemente hinzufügen.
Hinweis: Die Größe einer Nachricht ist begrenzt. Outlook erlaubt Ihnen das Versenden von Nachrichten bis zu 30 MB.
Sollten Sie große Anhänge (größer als 5 MB) versenden oder in Serienmails Anhänge hinzufügen wollen, empfehlen wir Ihnen Download Links über windat (Microfocus Filr) zu generieren.
Mit windat haben Sie Zugriff auf Ihr persönliches H-Laufwerk.
Sie können dort im Bereich "Meine Dateien" eine Datei hochladen und einen Download Link generieren, den Sie in Ihre E-Mail kopieren können.
Der Download Link kann zeitlich begrenzt werden.
Beim Weiterleiten kann es bei einigen Clients vorkommen, dass einzelne Informationen nicht wie in der Original-Nachricht übernommen werden, z. B.
E-Mail-Adressinformationen aus dem Header.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Informationen beim Weiterleiten erhalten bleiben, verwenden Sie den Befehl "Als Anlage weiterleiten". Die Original-E-Mail wird dann als Anhang an Ihre Mail gehängt. Wenn der Empfänger die angehängte Mail öffnet, hat dieser alle Informationen inklusive aller E-Mail-Adressen, die in der Original-Nachricht vorhanden waren.
Funktionsemailadressen und Teampostfächer
Unter dem Modul "Team" erfahren Sie alles über die Beantragung sowie Einbindung eines Teampostfachs oder einer Funktionsemailadresse.
Ordner
Um einen besseren Überblick über Ihre E-Mails zu erhalten, können Sie diese in Ordnern sortieren.
Schritt 1:
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf Ihren Benutzer bzw. den jeweiligen Ordner unter dem Sie den neuen Ordner erstellen wollen.
Schritt 2:
In dem kleinen Auswahlfenster klicken Sie auf "Neuer Ordner" und vergeben einen beliebigen Namen.
Bestätigen Sie abschließend die Eingabe mit der Enter-Taste.
Um mit Kolleg:innen zusammen in einem Ordner arbeiten zu können, kann man Freigaben an die gewünschten Personen verteilen.
Schritt 1:
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner in dem links aufgeführten Menü.
Schritt 2:
In dem sich öffnenden Auswahlfenster, wählen Sie die Option "Eigenschaften".
Schritt 3:
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit verschiedenen Reitern. Gehen Sie zu Berechtigungen. Und wählen Sie Hinzufügen.
Schritt 4:
Es öffnet sich ein weiteres Dialogfenster in dem Sie nun aus unserem Universitäts-Adressbuch die entsprechenden Personen auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Schritt 5:
Sie gelangen zurück in das erste Dialogfeld, in dem Sie nun im unteren Bereich die Berechtigungen auswählen können. Diese Berechtigungen können Sie auch über die vordefinierten Berechtigungsstufen erteilen. Übernehmen Sie die Auswahl und schließen Sie das Fenster mit OK.
Hinweis:
Achten Sie darauf, dass, falls der freigegebene Ordner ein Unterordner ist, ALLE Überordner auch freizugeben sind. Diese brauchen allerdings nicht zwingend komplette Freigaben, sondern müssen lediglich auf "sichtbar" geschalten werden.
Haben Sie einen Ordner von Kolleg:innen freigegeben bekommen, können Sie diesen in Ihrem Postfach einbinden.
Schritt 1:
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Datei" und anschließend auf die Schaltfläche "Kontoeinstellungen". In dem sich öffnenden Auswahlfenster klicken Sie auf "Kontoeinstellungen".
Schritt 2:
Es öffnet sich ein Dialogfenster, klicken Sie auf den Reiter "E-Mail" und anschließend auf "Ändern".
Schritt 3:
Ein weiteres Dialogfenster öffnet sich. Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf "Weitere Einstellungen".
Schritt 4:
Es öffnet sich erneut ein Dialogfenster. Unter dem Reiter "Erweitert" finden Sie "Hinzufügen…"
Geben Sie den Namen der Person ein, die Ihnen das Postfach/einen Ordner freigegeben hat und klicken Sie auf OK.
Schritt 5:
Das Fenster schließt sich und der Name der Person sollte nun unter "Zusätzlich diese Postfächer öffnen:" aufgelistet sein. Klicken Sie auf "Übernehmen" und schließen das Fenster mit OK.
Schritt 6:
Im letzten Schritt klicken Sie unten rechts auf "Weiter" und anschließend auf "Fertig stellen". Wenn Sie in der oberen Menüleiste nun auf Start zurück in Ihr Postfach gehen, sehen Sie ganz unten nun das eingebundene Postfach/den eingebundenen Ordner.
Der Speicherplatz Ihres Postfachs ist begrenzt. Eine Übersicht zum Speicherplatz/Quota finden Sie, wenn Sie auf Datei in der oberen Menüleiste klicken unter Postfacheinstellungen.
Bitte halten Sie Ihr Postfach aus Performance-Gründen generell so schlank wie möglich.
Ist Ihr Postfach dennoch voll, empfehlen wir Ihnen, nicht mehr benötigte Mails zu löschen. Von der Archiv-Funktion raten wir ab, da es bei der Wiederherstellung zu Verlusten kommen kann.
Falls im Bereich Speicherplatz Probleme auftreten sollten, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Sie können gelöschte Elemente aus Ihrem Postfach in der Regel wiederherstellen:
Schritt 1:
Klicken Sie zunächst auf den Ordner "Gelöschte Elemente". In diesen Ordner werden von Ihnen gelöschte Elemente verschoben. Anschließend wählen Sie im Menü die Option "Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen" aus.
Schritt 2:
Wählen Sie nun die von Ihnen gewünschten Elemente sowie die Funktion "Ausgewählte Elemente wiederherstellen". Mit Bestätigung "OK" schließen Sie den Vorgang ab und die gewünschten Elemente werden wiederhergestellt.
Schritt 1:
Klicken Sie zunächst auf den Ordner "Gelöschte Elemente". In diesen Ordner werden von Ihnen gelöschte Elemente verschoben. Anschließend wählen Sie die Option "Gelöschte Elemente wiederherstellen" aus.
Schritt 2:
Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier wählen Sie nun die Elemente, die Sie wiederherstellen wollen, aus. Mit Klick auf "Wiederherstellen" schließen Sie den Vorgang ab und die gewünschten Elemente werden wiederhergestellt.
Hinweis: Wenn Sie Elemente löschen, um z. B. Speicherplatz von Ihrem Postfach freizugeben, werden diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Elemente in "Gelöschte Elemente" werden nicht automatisch gelöscht. Wenn Sie Elemente final löschen wollen, müssen Sie diese manuell innerhalb des Ordners löschen.
Wenn Elemente komplett gelöscht wurden, kann es ungefähr 30 Tage dauern bis der Speicherplatz freigegeben wird.
Regeln
Mithilfe von Regeln und Benachrichtigungen können Sie eingehende E-Mails organisieren.
Schritt 1:
Wählen Sie in Outlook"Start - Verschieben - Regeln".
Schritt 2:
Erstellen Sie basierend auf Absendern oder Empfängern Regeln.
Schritt 3:
Legen Sie im Regel-Assistent fest, welche Bedingung(en) Sie mit der Regel überprüfen wollen.
Sie können mit Hilfe einer Regel Ihre E-Mails an eine private E-Mail-Adresse umleiten oder weiterleiten. Im Folgenden wird Ihnen die Vorgehensweise Schritt für Schritt erklärt.
Hinweis:
- Weiterleitung: Die E-Mail wird genauso weitergeleitet, als wäre die Option “weiterleiten” direkt in Outlook gewählt. Das bedeutet, die E-Mail wird beim Weiterleiten verändert (Betreff wird angepasst, Nachrichtentext wird als Zitat eingefügt).
- Umleitung: Die E-Mail wird direkt an den Empfänger gesendet (keine Veränderung sichtbar). Für den Empfänger sieht es so aus, als ob der Absender die E-Mail direkt an ihn gesendet hätte.
Schritt 1:
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Datei.
Schritt 2:
Anschließend finden Sie eine Schaltfläche mit Regeln und Benachrichtigungen.
Schritt 3:
Wählen Sie Neue Regel. Sie haben nun eine große Auswahl an Parametern. Wählen Sie die passenden Attribute aus und klicken Sie auf Weiter.
Im unteren Teil des Fensters entsteht ein Text der die Neue Regel beschreibt.
Schritt 4:
Bevor Sie diese Regel fertigstellen können, müssen Sie den blau hinterlegten Text im unteren Feld anklicken und ausfüllen.
Schritt 5:
Im letzten Schritt können Sie der Regel einen Namen geben und diese aktivieren.
Schritt 6:
Übernehmen Sie die Regel und bestätigen Sie mit OK.
Öffnen Sie hierfür einen Internetbrowser und geben Sie in die Suchleiste email.uni-passau.de ein. Melden Sie sich mit Ihrer ZIM-Kennung und dem dazugehörigen Passwort an.
Schritt 1:
Wenn Sie sich angemeldet haben, klicken Sie rechts oben im Browserfenster auf das Zahnrad-Symbol, dann auf Optionen.
Schritt 2:
Klicken Sie auf E-Mail, dann auf automatische Verarbeitung und anschließend auf Posteingangs- und Aufräumregeln. Klicken Sie nun im rechten Bereich auf das Plus-Symbol.
Schritt 3:
Als Name für die neue Posteingangsregel geben Sie z. B. Umleitung oder Weiterleitung ein. Darunter können Sie auswählen, auf welche E-Mails diese Regel zutreffen soll. Hier wählen Sie Auf alle Nachrichten anwenden.
Schritt 4:
Als nächstes müssen Sie auswählen, welche Aktionen mit Ihren E-Mails passieren sollen. Wählen Sie hier den letzten Punkt Weiterleiten, umleiten oder senden. Dadurch öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie Nachrichten umleiten an / Nachrichten weiterleiten an auswählen.
Schritt 5:
Nun geben Sie Ihre private E-Mail-Adresse ein, auf die Sie Ihre E-Mails umleiten oder weiterleiten möchten.
Schritt 6:
Die Regel wurde nun richtig eingestellt und Sie können links oben auf OK klicken.
Schritt 7:
Die Regel wurde nun fertiggestellt und eingerichtet. Hier sehen Sie einen Überblick über Ihre Posteingangsregel. Um ganz sicher gehen zu können, dass Ihre eben eingerichtete Umleitung oder Weiterleitung richtig eingerichtet ist, kontrollieren Sie nochmals Ihre eingegebenen Daten.
Hinweis: Wollen Sie die neu eingerichtete Umleitung mit folgendem Beispiel-Szenario testen, so wird das nicht funktionieren:
1. Leite weiter an testname@gmail.com
2. Schicke Mail von testname@gmail.com -Konto an Uni Passau Adresse
3. Effekt: Umleitung wird nicht funktionieren.
Wenn Sie nach dem Einrichten der Umleitung Ihrer studentischen E-Mail-Adresse auf Ihr privates E-Mail-Konto (z. B. gmail) eine E-Mail von eben diesem privaten gmail-Konto an Ihre studentische E-Mail-Adresse schicken und die Umleitung nicht funktioniert, liegt es daran, dass manche E-Mail-Anbieter die eben erwähnte Konstellation blocken.
Wenn Sie von einer anderen E-Mail-Adresse aus schreiben (und nicht von der, auf die die Umleitung geht), so wird die Umleitung funktionieren.
Erstellen Sie automatische (Außer-Haus-) Antwortnachrichten.
Sie können für die Antwort festlegen, dass die Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnt und endet.
Schritt 1:
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Datei.
Schritt 2:
Anschließend finden Sie eine Schaltfläche mit Automatische Antworten.
Schritt 3:
Hier können Sie den Zeitraum für Automatische Antworten auswählen und einen passenden Text gestalten.
Schritt 4:
Im Register Innerhalb meiner Organisation können Sie nun den Text der automatischen Antwort eingeben, der an interne Absender versendet wird. Im Register Außerhalb meiner Organisation tragen Sie den Text ein, der an externe Absender versendet wird.
Schritt 5:
Im unteren Bereich finden Sie Regeln… . Sie können dort Ausnahmen erstellen, wenn zum Beispiel Mails mit hoher Priorität oder bestimmten Schlagwörtern empfangen werden, können diese an eine andere E-Mail-Adresse umgeleitet werden.
Schritt 6:
Bestätigen Sie mit Ok.
Hinweis:
Diese Funktion finden Sie im Outlook Web Access (OWA) unter „Einstellungen (Zahnrad) – Optionen“ im Abschnitt „E-Mail – Automatische Antworten“ .
Junk-E-Mail / Spam
Junk-E-Mails, oder auch Spam genannt, können lästig sein. Outlook hat einen sogenannten Junk-E-Mail-Filter, dessen Schutzgrad Sie nach Ihren Wünschen einstellen können.
Schritt 1:
Klicken Sie in der oberen Menüleiste im Reiter Start auf Junk-E-Mail.
Schritt 2:
Ein kleines Fenster wird ausgeklappt, in welchem als letzter Punkt Junk-E-Mail Optionen zu finden ist. Klicken Sie darauf.
Schritt 3:
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie nun Ihren Schutzgrad auswählen können. Darüber hinaus können Sie sichere Empfänger und Absender sowie blockierte Kontakte in diesem Dialogfenster organisieren.
Schritt 4:
Klicken Sie anschließend auf Übernehmen und schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
Für Fragen zu Outlook unter Citrix besuchen Sie gerne unsere FAQ-Seite. Hier finden Sie einen Themenblock, der citrixspezifische Fragen zu Outlook behandelt.
Support
Bei weiteren Fragen und Unklarheiten zum Thema Outlook, finden Sie hier weitere Informationen:
Sollten Sie auf weitere Probleme stoßen, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Ausführliche Informationen, Tipps & Tricks, Anleitungen, Videos und vieles mehr finden Sie ebenfalls im offiziellen Outlook Hilfecenter von Microsoft.
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