
Per E-Mail können Sie in Form digitaler Daten die Verbindung zu Personen innerhalb und außerhalb der Universität Passau aufnehmen.
E-Mail-Signatur
Am Ende einer E-Mail sollten Sie, um eine schnelle und einfache Kontaktaufnahme zu erleichtern, eine klar strukturierte Signatur angeben, aus der hervorgeht, welcher Organisationseinheit der Universität Passau Sie angehören.
Für Beschäftigte im wissenschaftlichen Bereich
Universität Passau
Dr. Marianne Musterfrau
Fakultät
Lehrstuhl
Straße
PLZ und Ort
Telefonnummer
ggf. Faxnummer
Vorname.nachname@uni-passau.de
dienstliche URL: www.uni-passau.de (ggf. URL der eigenen Einrichtung)
Im wissenschafts-unterstützenden Bereich
Universität Passau
Max Mustermann
Abteilung/Referat
PLZ und Ort
Telefonnummer
ggf. Faxnummer
Vorname.nachname@uni-passau.de
dienstliche URL: www.uni-passau.de (ggf. URL der eigenen Einrichtung)
Schritt 5:
Geben Sie einen Namen für die Signatur an und bestätigen Sie mit Ok.
Schritt 6:
Gestalten Sie nun im Feld Signatur bearbeiten Ihre Signatur und betätigen Sie abschließend die Schaltfläche Speichern.
Schritt 7:
Haben Sie mehr als eine Signatur angelegt, dann können Sie im Bereich Standardsignatur im Feld Neue Nachrichten die Signatur auswählen, die standardmäßig bei
E-Mails angefügt werden soll.
Schritt 8:
Schließen Sie das Dialogfenster abschließend mit OK.
Beim Erstellen einer neuen
E-Mail haben Sie die Möglichkeit, eine andere Signatur als die Standard-Signatur zu wählen, indem Sie im Nachrichtenfenster in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche Signatur klicken und dann die gewünschte Signatur auswählen.
Empfangen und Versenden von E-Mails
Besuchen Sie hierzu unsere Seite Zugriff E-Mail-Postfach und wählen Sie dort Ihre gewünschte Zugriffsart aus.
Schritt 1:
Wählen Sie Neue E-Mail aus, um eine neue Nachricht zu erstellen.
Schritt 3:
Geben Sie in Betreff den Betreff für die E-Mail-Nachricht ein.
Schritt 4:
Setzen Sie den Cursor in den Textkörper der E-Mail-Nachricht und beginnen Sie mit der Eingabe.
Schritt 5:
Nachdem Sie Ihre Nachricht eingegeben haben, wählen Sie Senden aus.
Hinweis: Falls der Empfänger Ihrer Nachrichten regelmäßig von Zustellproblemen Ihrer
E-Mails berichtet, bitten Sie die betreffende Person Ihre "@uni-passau.de"-E-Mail-Adresse auf die Whitelist zu setzen. Dies ist je nach E-Mail-Anbieter vom Empfänger unterschiedlich einzustellen. So zählen Sie zu den vertrauenswürdigen Adressen und es kommt künftig zu keinen Problemen mehr.
Weiter ist es wichtig zu wissen, dass sich der Benutzer je nach internem bzw. externem Versand unterscheidet:
- bei internen Nachrichten
(E-Mails, die an @uni-passau.de Adressen gehen): kennung@ads.uni-passau.de - bei externen Nachrichten: vorname.nachname@uni-passau.de
Hinweis: Um eine E-Mail im Auftrag von jemanden versenden zu können, brauchen Sie eine Berechtigung.
Diese erhalten Sie vom ZIM. Bitte schreiben Sie hierzu eine Nachricht an den ZIM-Support und setzen Sie den Verwalter des Postfachs in Cc.
Wenn Sie von einer anderen E-Mail-Adresse, auf die Sie berechtigt sind, E-Mails versenden möchten, öffnen Sie die Outlook Desktop App und folgen Sie den Anweisungen.
Schritt 1:
Öffnen Sie eine neue E-Mail.
Schritt 2:
Wählen Sie den Reiter "Optionen".
Schritt 4:
Sobald Sie diese Schaltfläche eingeblendet haben, können Sie die gewünschte Adresse aus dem Adressbuch auswählen.
Schritt 1:
Öffnen Sie eine neue E-Mail.
Hinweis: Die nun eingeblendete "Von" Schaltfläche funktioniert etwas anders als in der Outlook Desktop App. Über die Schaltfläche sehen Sie die Adresse des zuletzt verwendeten Absenders.
Schritt 5:
Schreiben Sie wie gewohnt Ihre E-Mail mit der neuen Absender E-Mail-Adresse.
Wenn Sie beim Versenden von E-Mails die Absender-Adresse nicht immer neu eintippen, verwenden Sie einen Eintrag aus der AutoVervollständigen-Liste.
Autovervollständigung sind die Einträge die unmittelbar beim Tippen als Vorschläge in Outlook erscheinen.
Schritt 1:
Starten Sie die Outlook Desktop App.
Schritt 2:
Wählen Sie im Menü Datei die Option Optionen aus.
Schritt 3:
Wählen Sie die Registerkarte
E-Mail aus.
Schritt 4:
Scrollen Sie ungefähr halb herunter, bis Sie Nachrichten senden sehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Liste "Automatisch vervollständigen" verwenden und diese zum Vorschlagen von Namen bei der Eingabe im Feld An-, Cc- und Bcc-Zeilen aktiviert ist.
Schritt 1:
Starten Sie die Outlook Desktop App.
Schritt 2:
Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen.
Schritt 3:
Wählen Sie die Registerkarte
E-Mail aus.
Schritt 4:
Wählen Sie unter Nachrichten senden die Option
„AutoVervollständigen-Liste leeren“.
Hinweis: Wenn Sie einer Person eine neue E-Mail senden, nachdem der Namen aus der "AutoVervollständigen-Liste" entfernt wurde, werden diese Informationen wieder zur Liste hinzugefügt.
Schritt 1:
Starten Sie die Outlook Desktop App.
Schritt 2:
Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
Schritt 3:
Geben Sie die ersten Zeichen des AutoVervollständigen-Eintrags ein, den Sie entfernen möchten.
Schritt 4:
Wenn der Eintrag in der Liste mit Vorschlägen angezeigt wird, bewegen Sie den Mauszeiger über den Vorschlag, bis er hervorgehoben wird, ihn jedoch nicht auswählen.
Schritt 5:
Wenn das x-Symbol neben dem markierten Vorschlag angezeigt wird, wählen Sie x aus, um den Eintrag aus der Liste zu entfernen, oder drücken Sie die ENTF -Taste auf der Tastatur.
Anhänge
Über Anhänge können Sie Ihren E-Mails ganz einfach Bilder, Dateien, Kontakte und andere Elemente hinzufügen.
Hinweis: Die Größe einer Nachricht ist begrenzt. Outlook erlaubt Ihnen das Versenden von Nachrichten bis zu 30 MB.
Sollten Sie große Anhänge (größer als 5 MB) versenden oder in Serienmails Anhänge hinzufügen wollen, empfehlen wir Ihnen Download Links über windat (Microfocus Filr) zu generieren.
Mit windat haben Sie Zugriff auf Ihr persönliches H-Laufwerk.
Sie können dort im Bereich "Meine Dateien" eine Datei hochladen und einen Download Link generieren, den Sie in Ihre E-Mail kopieren können.
Der Download Link kann zeitlich begrenzt werden.
Beim Weiterleiten kann es bei einigen Clients vorkommen, dass einzelne Informationen nicht wie in der Original-Nachricht übernommen werden, z. B.
E-Mail-Adressinformationen aus dem Header.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Informationen beim Weiterleiten erhalten bleiben, verwenden Sie den Befehl "Als Anlage weiterleiten". Die Original-E-Mail wird dann als Anhang an Ihre Mail gehängt. Wenn der Empfänger die angehängte Mail öffnet, hat dieser alle Informationen inklusive aller E-Mail-Adressen, die in der Original-Nachricht vorhanden waren.
Funktionsemailadressen und Teampostfächer
Unter dem Modul "Team" erfahren Sie alles über die Beantragung sowie Einbindung eines Teampostfachs oder einer Funktionsemailadresse.
Ordner
Um einen besseren Überblick über Ihre E-Mails zu erhalten, können Sie diese in Ordnern sortieren.
Schritt 1:
Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf Ihren Benutzer bzw. den jeweiligen Ordner unter dem Sie den neuen Ordner erstellen wollen.
Schritt 2:
In dem kleinen Auswahlfenster klicken Sie auf "Neuer Ordner" und vergeben einen beliebigen Namen.
Bestätigen Sie abschließend die Eingabe mit der Enter-Taste.
Um mit Kolleg:innen zusammen in einem Ordner arbeiten zu können, kann man Freigaben an die gewünschten Personen verteilen.
Schritt 4:
Es öffnet sich ein weiteres Dialogfenster in dem Sie nun aus unserem Universitäts-Adressbuch die entsprechenden Personen auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Schritt 5:
Sie gelangen zurück in das erste Dialogfeld, in dem Sie nun im unteren Bereich die Berechtigungen auswählen können. Diese Berechtigungen können Sie auch über die vordefinierten Berechtigungsstufen erteilen. Übernehmen Sie die Auswahl und schließen Sie das Fenster mit OK.
Hinweis:
Achten Sie darauf, dass, falls der freigegebene Ordner ein Unterordner ist, ALLE Überordner auch freizugeben sind. Diese brauchen allerdings nicht zwingend komplette Freigaben, sondern müssen lediglich auf "sichtbar" geschalten werden.
Haben Sie einen Ordner von Kolleg:innen freigegeben bekommen, können Sie diesen in Ihrem Postfach einbinden.
Schritt 5:
Das Fenster schließt sich und der Name der Person sollte nun unter "Zusätzlich diese Postfächer öffnen:" aufgelistet sein. Klicken Sie auf "Übernehmen" und schließen das Fenster mit OK.
Schritt 6:
Im letzten Schritt klicken Sie unten rechts auf "Weiter" und anschließend auf "Fertig stellen". Wenn Sie in der oberen Menüleiste nun auf Start zurück in Ihr Postfach gehen, sehen Sie ganz unten nun das eingebundene Postfach/den eingebundenen Ordner.
Bitte halten Sie Ihr Postfach aus Performance-Gründen generell so schlank wie möglich.
Ist Ihr Postfach dennoch voll, empfehlen wir Ihnen, nicht mehr benötigte Mails zu löschen. Von der Archiv-Funktion raten wir ab, da es bei der Wiederherstellung zu Verlusten kommen kann.
Falls im Bereich Speicherplatz Probleme auftreten sollten, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Sie können gelöschte Elemente aus Ihrem Postfach in der Regel wiederherstellen:
Hinweis: Wenn Sie Elemente löschen, um z. B. Speicherplatz von Ihrem Postfach freizugeben, werden diese in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Elemente in "Gelöschte Elemente" werden nicht automatisch gelöscht. Wenn Sie Elemente final löschen wollen, müssen Sie diese manuell innerhalb des Ordners löschen.
Wenn Elemente komplett gelöscht wurden, kann es ungefähr 30 Tage dauern bis der Speicherplatz freigegeben wird.
Regeln
Mithilfe von Regeln und Benachrichtigungen können Sie eingehende E-Mails organisieren.
Sie können mit Hilfe einer Regel Ihre E-Mails an eine private E-Mail-Adresse umleiten oder weiterleiten. Im Folgenden wird Ihnen die Vorgehensweise Schritt für Schritt erklärt.
Hinweis:
- Weiterleitung: Die E-Mail wird genauso weitergeleitet, als wäre die Option “weiterleiten” direkt in Outlook gewählt. Das bedeutet, die E-Mail wird beim Weiterleiten verändert (Betreff wird angepasst, Nachrichtentext wird als Zitat eingefügt).
- Umleitung: Die E-Mail wird direkt an den Empfänger gesendet (keine Veränderung sichtbar). Für den Empfänger sieht es so aus, als ob der Absender die E-Mail direkt an ihn gesendet hätte.
Schritt 3:
Wählen Sie Neue Regel. Sie haben nun eine große Auswahl an Parametern. Wählen Sie die passenden Attribute aus und klicken Sie auf Weiter.
Im unteren Teil des Fensters entsteht ein Text der die Neue Regel beschreibt.
Schritt 5:
Im letzten Schritt können Sie der Regel einen Namen geben und diese aktivieren.
Schritt 6:
Übernehmen Sie die Regel und bestätigen Sie mit OK.
Öffnen Sie hierfür einen Internetbrowser und geben Sie in die Suchleiste email.uni-passau.de ein. Melden Sie sich mit Ihrer ZIM-Kennung und dem dazugehörigen Passwort an.
Hinweis: Wollen Sie die neu eingerichtete Umleitung mit folgendem Beispiel-Szenario testen, so wird das nicht funktionieren:
1. Leite weiter an testname@gmail.com
2. Schicke Mail von testname@gmail.com -Konto an Uni Passau Adresse
3. Effekt: Umleitung wird nicht funktionieren.
Wenn Sie nach dem Einrichten der Umleitung Ihrer studentischen E-Mail-Adresse auf Ihr privates E-Mail-Konto (z. B. gmail) eine E-Mail von eben diesem privaten gmail-Konto an Ihre studentische E-Mail-Adresse schicken und die Umleitung nicht funktioniert, liegt es daran, dass manche E-Mail-Anbieter die eben erwähnte Konstellation blocken.
Wenn Sie von einer anderen E-Mail-Adresse aus schreiben (und nicht von der, auf die die Umleitung geht), so wird die Umleitung funktionieren.
Erstellen Sie automatische (Außer-Haus-) Antwortnachrichten.
Sie können für die Antwort festlegen, dass die Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnt und endet.
Schritt 1:
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Datei.
Schritt 3:
Hier können Sie den Zeitraum für Automatische Antworten auswählen und einen passenden Text gestalten.
Schritt 4:
Im Register Innerhalb meiner Organisation können Sie nun den Text der automatischen Antwort eingeben, der an interne Absender versendet wird. Im Register Außerhalb meiner Organisation tragen Sie den Text ein, der an externe Absender versendet wird.
Schritt 5:
Im unteren Bereich finden Sie Regeln… . Sie können dort Ausnahmen erstellen, wenn zum Beispiel Mails mit hoher Priorität oder bestimmten Schlagwörtern empfangen werden, können diese an eine andere E-Mail-Adresse umgeleitet werden.
Schritt 6:
Bestätigen Sie mit Ok.
Hinweis:
Diese Funktion finden Sie im Outlook Web Access (OWA) unter „Einstellungen (Zahnrad) – Optionen“ im Abschnitt „E-Mail – Automatische Antworten“ .
Junk-E-Mail / Spam
Junk-E-Mails, oder auch Spam genannt, können lästig sein. Outlook hat einen sogenannten Junk-E-Mail-Filter, dessen Schutzgrad Sie nach Ihren Wünschen einstellen können.
Schritt 2:
Ein kleines Fenster wird ausgeklappt, in welchem als letzter Punkt Junk-E-Mail Optionen zu finden ist. Klicken Sie darauf.
Schritt 4:
Klicken Sie anschließend auf Übernehmen und schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
Für Fragen zu Outlook unter Citrix besuchen Sie gerne unsere FAQ-Seite. Hier finden Sie einen Themenblock, der citrixspezifische Fragen zu Outlook behandelt.
Support
Bei weiteren Fragen und Unklarheiten zum Thema Outlook, finden Sie hier weitere Informationen:
Sollten Sie auf weitere Probleme stoßen, kontaktieren Sie bitte den ZIM-Support.
Ausführliche Informationen, Tipps & Tricks, Anleitungen, Videos und vieles mehr finden Sie ebenfalls im offiziellen Outlook Hilfecenter von Microsoft.