Der Veranstaltungs-Assistent
Aufbau des Veranstaltungs-Assistenten
Eine neue Veranstaltung legen Sie mit Hilfe des Veranstaltungs-Assistenten an. Der Veranstaltungs-Assistent führt Sie durch vier Schritte:
Schritt 1: Grunddaten
Sie werden zunächst zur Eingabe der Grunddaten aufgefordert: Veranstaltungstyp, Semester, Veranstaltungsname, Veranstaltungsnummer, Beschreibung, Einrichtungen und Lehrende.
Zunächst müssen Sie den Veranstaltungstypen angeben. Hierbei können Sie beispielsweise zwischen Vorlesung, Seminar, Übung, Exkursion, Praktikum oder Tutorium wählen. Über den Typ der Veranstaltung werden die Veranstaltungen gruppiert. Diese Gruppierung erleichtert die Suche nach bestimmten Veranstaltungen. Sie ermöglicht aber auch die übersichtliche Darstellung und Sortierung aller Veranstaltungen im Bereich "Meine Veranstaltungen". Veranstaltungstypen stellen somit Unterkategorien dar.
In der Regel werden Veranstaltungen in der Veranstaltungsart Lehre angelegt, da sie die meisten Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt und der universitären Lehrveranstaltungen angepasst ist. Veranstaltungen der Art Lehre werden - sofern sie sichtbar sind - im elektronischen Vorlesungsverzeichnis angezeigt.
Weiter geben Sie das Semester der Veranstaltung ein. Die Angabe des Semesters ist eine Pflichtangabe.
Danach geben Sie den Namen der Veranstaltung an. Geben Sie einen möglichst kurzen, aber aussagekräftigen Namen ein. Unter diesem Titel erscheint die Veranstaltung im elektronischen Vorlesungsverzeichnis.
Für die Veranstaltungs- und Raumplanung ist es dringend erforderlich, dass eine Veranstaltungsnummer angegeben wird.
Die Vergabe von Veranstaltungsnummern wird an der Universität Passau von Dekanat zu Dekanat unterschiedlich gehandhabt. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die entsprechenden Dekanate.
Im Feld Beschreibung können Sie detailliertere Angaben zu Ihrer Veranstaltung machen.
Bei Heimateinrichtung werden Ihnen alle Einrichtungen aufgelistet, für die Sie Veranstaltungen anlegen dürfen. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil und wählen Sie die Heimateinrichtung aus, für die Sie die Veranstaltung anlegen möchten.
Optional können Sie weitere beteiligte Einrichtungen auswählen. Geben Sie dafür in das Suchfeld den Namen der Einrichtung ein und klicken Sie anschließend darauf, um die Einrichtung zuzuordnen. Sie können auf derselben Art und Weise weitere beteiligte Einrichtungen hinzufügen. Wenn Sie eine Einrichtung wieder entfernen wollen, klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol neben dem Namen der Einrichtung. Sie können dann auch Personen der beteiligten Einrichtung als Lehrende, Vertretungen bzw. Tutorinnen und Tutoren bestimmen.
Weiter müssen Sie mindestens einen Lehrenden in die Veranstaltung eintragen. Wenn Sie die Veranstaltung anlegen, trägt Sie der Veranstaltungs-Assistent automatisch als Lehrenden ein. Sie können sich aber durch Klick auf das Mülleimer-Symbol hinter Ihren Namen entfernen und beispielsweise als Vertretung hinzufügen. Welche Funktionen Lehrende, Vertretungen, Tutorinnen und Tutoren haben, entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle.
Funktionen von Lehrenden, Vertretungen,Tutorinnen und Tutoren
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Lehrende | Lehrende bieten eine Veranstaltung an und leiten sie. Sie treten nach außen namentlich in Erscheinung, beispielsweise im Vorlesungsverzeichnis oder auf der Übersichtsseite der Veranstaltung. Sie haben vollen Zugriff auf alle Bereiche der Veranstaltung, können eigene Beiträge (z. B.News, Dateien) einstellen und fremde Beiträge löschen. |
| Vertretungen | Vertretungen betreuen die Veranstaltung in Stud.IP administrativ. So können Sie wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Sekretariate oder studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte damit beauftragen die Veranstaltung zu verwalten. Vertretungen treten nach außen hin nicht namentlich in Erscheinung. Der Name erscheint lediglich bei Terminen, News oder Dateien, die von den Vertretungen eingestellt werden. Vertretungen haben vollen Zugriff auf alle Bereiche der Veranstaltung. |
| Tutorinnen und Tutoren | Tutorinnen und Tutoren betreuen die Veranstaltung administrativ. Sie treten nach außen hin namentlich in Erscheinung, allerdings nicht im Vorlesungsverzeichnis, sondern lediglich auf der Detail-Seite der Veranstaltung. Sie haben nur eingeschränkten Zugriff und können auf die Veranstaltungsverwaltung nicht zugreifen. Tutorinnen und Tutoren können z. B. News und Umfragen, Termine im Ablaufplan, Dateien und Foreneinträge einstellen und pflegen. |
Bitte beachten Sie, dass die Personen, die Sie hier eintragen, über das Recht dozent in Stud.IP verfügen müssen. Um eine Person als Lehrenden, Vertretung oder Tutorin bzw. Tutor in die Veranstaltung aufzunehmen, geben Sie im Suchfeld den Vor-, Nach- oder Benutzernamen ein und klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um die Suche zu starten. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil und wählen Sie die gewünschte Person aus. Durch einen Klick auf den gelben Doppelpfeil wird diese Person als in die Veranstaltung eingetragen. Um eine Person zu löschen, klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol. Weitere Lehrende, Vetretungen, Tutorinnen und Tutoren können Sie auch nach dem Anlegen in der Verwaltung der Veranstaltung jederzeit hinzufügen.
Wenn eine bestimmte Person in all Ihren Veranstaltungen als Vertretung eingetragen werden soll, können Sie eine Standardvertretung einrichten.
Schritt 2: Studienbereiche
Im zweiten Schritt erfolgt die Eingabe der entsprechenden Studienbereiche. Dabei müssen Sie mindestens einen Studienbereich auswählen. Da die Auswahl der Studienbereiche sehr sorgfältig durchgeführt werden sollte, empfehlen wir Ihnen die exakten Studienbereiche erst später nach dem Anlegen der Veranstaltung in der Verwaltung anzugeben. Denn die Studienbereiche geben die Anrechenbarkeit der Veranstaltung an. Dies wird zum einen im Vorlesungsverzeichnis angezeigt und zum anderen vom Prüfungsamt verwendet, um die entsprechenden Leistungen in HISQIS freizuschalten.
Beim Zuordnen der Studienbereiche stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
Um Studienbereiche auszuwählen, müssen Sie diese zunächst im Auswahlbaum auf der rechte Seite suchen. Durch Klicken auf eine Überschrift öffnen Sie die darunterliegenden Ebenen. Einen Studienbereich übernehmen Sie, indem Sie auf dem dazugehörigen gelben Doppelpfeil klicken. Der Studienbereich wird dann in die Liste der bereits zugewiesenen Studienbereiche auf der linken Seite übernommen.
Eine weitere Möglichkeit beim Zuordnen zur Studienbereiche besteht darin, die Studienbereiche direkt zu suchen, indem Sie einen Suchbegriff in die Leiste auf der rechten Seite eingeben. Anschließend werden Ihnen Treffer darunter im Auswahlbaum aufgelistet. Die gewünschten Treffer können Sie durch Klicken auf den gelben Doppelpfeil übernehmen. Der Studienbereich wird dann in die Liste der bereits zugeordneten Studienbereiche auf der linken Seite übernommen.
Sie können nur Elemente der untersten Ebene übernehmen. Bei Studiengängen, die modularisiert in Stud.IP hinterlegt sind, müssen Sie also den jeweiligen Modulbereich mit Prüfungsnummer wählen.
Schritt 3: Raum- und Zeitwünsche
Im dritten Schritt erfolgen die für die Raumplanung erforderlichen Eingaben bezüglich der Raum- und Zeitwünsche.
Ist Ihre Veranstaltung regelmäßig oder unregelmäßig, wie beispielsweise eine Blockveranstaltung?
Raumplanung für regelmäßige Lehrveranstaltungen
Wenn Ihre Veranstaltung regelmäßig ist, dann müssen Sie weitere Angaben zu Raum- und Zeitwünschen machen.
Wählen Sie „Meine Veranstaltung ist regelmäßig“ aus, wenn Ihre Lehrveranstaltung regelmäßig während der Vorlesungszeit (wöchentlich, zweiwöchentlich oder dreiwöchentlich) stattfindet und einen zentral verwalteten Veranstaltungsraum benötigt.
Bei dieser Auswahl durchläuft Ihre Veranstaltung die Raumplanung für regelmäßige Lehrveranstaltungen und erhält am Ende des Planungszeitraums einen regelmäßigen Termin mit Raumbuchung in Stud.IP.
Wenn Sie „Meine Veranstaltung ist regelmäßig“ ausgewählt haben, fordert Stud.IP Sie auf, Angaben zum benötigten Veranstaltungsraum zu machen.
- Zwingend erforderlich: Anzahl der benötigten Sitzplätze
- Optional: weitere Ausstattungswünsche und/oder Raumwunsch
Zwingend erforderlich: mindestens EIN regelmäßiger Termin mit korrekter Dauer und Zeitpräferenz.
- wenn Ihre Veranstaltung mehrmals pro Woche stattfinden wird, fügen Sie bitte dementsprechend mehrere regelmäßige Termine hinzu
- wenn mehrere Räume parallel genutzt werden sollen, fügen Sie bitte pro benötigten Raum einen regelmäßigen Termin hinzu
Optional: die voreingestellten Werte zum Turnus können abgeändert werden (wöchentlich, zweiwöchentlich, dreiwöchentlich) und es kann eine abweichende Start- sowie End-Woche ausgewählt werden.
Optional: in der Notiz an die Raumvergabe können Sie weiterführende Wünsche oder Angaben eintragen (z.B. Hinweise auf alternierende/gemeinsame/aufeinanderfolgende Veranstaltungen, weitere Raumwünsche oder –alternativen oder auch mögliche Zeitalternativen). Bitte machen Sie regen Gebrauch von dieser Möglichkeit, je mehr wir über Ihre Veranstaltung wissen, desto besser können wir sie einplanen.
Nach Eingabe aller Angaben klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und schließen Sie im nächsten Schritt das Anlegen der Veranstaltung ab. Ihre Veranstaltung wird mit den von Ihnen eingetragenen Angaben bei der Raumplanung für regelmäßige Lehrveranstaltungen bestmöglich berücksichtigt.
Raumplanung für unregelmäßige Lehrveranstaltungen
Wählen Sie „Meine Veranstaltung ist unregelmäßig, findet online-statt oder benötigt keinen Raum“ aus, wenn Ihre Veranstaltung
- an einem Einzel- oder Blocktermin stattfindet
- Raumbuchung per Email an raumvergabe@uni-passau.de möglich
- an mehreren Terminen aber nicht regelmäßig stattfindet
- Raumbuchung per Email an raumvergabe@uni-passau.de möglich
- regelmäßig oder unregelmäßig online stattfindet
- Termine können selbstständig in die Veranstaltung eingetragen und verwaltet werden
- regelmäßig oder unregelmäßig in eigenen Räumen Ihrer Einrichtung / Ihres Lehrstuhls stattfindet
- Termine inkl. Raumbuchung können selbstständig in die Veranstaltung eingetragen werden; zur Freischaltung der Rechte an selbstverwalteten Räumen wenden Sie sich bitte an raumvergabe@uni-passau.de
Bei dieser Auswahl durchläuft Ihre Veranstaltung NICHT die Raumplanung für regelmäßige Lehrveranstaltungen, Sie können nach dem Anlegen der Veranstaltung eigene Angaben unter Verwaltung > Zeiten/Räume eintragen und/oder einen Raum für unregelmäßige, Einzel- und Block-Termine per Email bei der ZIM-Raumvergabe anfragen.
Eintragung von Raumplanungsangaben für Lehrveranstaltungen in Stud.IP
Achtung: Raumplanungsangaben in Stud.IP können nur in Veranstaltungen eingetragen werden, die in einem Semester stattfinden, für welches die Raumplanung noch nicht abgeschlossen wurde.
Die Eintragung bzw. Änderung ist an folgenden Stellen möglich:
a) Beim Anlegen einer neuen Veranstaltung im Veranstaltungsassistenten
b) Beim Kopieren einer Veranstaltung im Veranstaltungsassistenten
c) In einer bereits angelegten Veranstaltung im Bereich Verwaltung > Semesterplanung
Mehr Informationen finden Sie in der Schritt für Schritt Anleitung.
Änderung von Einstellungen nach dem Anlegen einer Veranstaltung
Nach Abschluss des Veranstaltungs-Assistenten gelangen Sie automatisch in die entsprechende Veranstaltungsverwaltung. Hier können Sie nach dem Anlegen der Veranstaltung in Stud.IP fast alle Einstellungen und Informationen verändern und ergänzen. Ihre Veranstaltung ist direkt nach Anlegen immer unsichtbar geschaltet und kann von anderen Nutzern im System noch nicht gefunden werden.
Solange die Raumplanung für Ihre Lehrveranstaltung noch nicht begonnen hat bzw. noch nicht zu weit fortgeschritten ist, können Sie bereits eingetragene Raumplanungsangaben noch ändern oder neue Raumplanungsangaben hinzufügen.
Mehr Informationen finden Sie in der Schritt für Schritt Anleitung.
Bewegen im Veranstaltungs-Assistenten
Klicken Sie beim Assistenten unten immer auf "Weiter", um zur nächsten Seite zu gelangen. Ab Schritt 2 können Sie auf "Zurück" klicken, um in den vorhergehenden Schritten vorgenommene Einstellungen zu überprüfen und ggf. zu ändern.
Nach 30 Minuten Inaktivität werden Sie aus Sicherheitsgründen aus dem System abgemeldet. Ihre bisher eingegebenen und nicht gespeicherten Daten gehen dann verloren. Achten Sie auf die mit einem roten Sternchen markierten Pflichtangaben und holen Sie alle weiteren Angaben nach Anlegen der Veranstaltung in der Verwaltung nach.
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